OneNote : un outil efficace pour la prise de notes, la gestion de documents et le travail en collaboration

Le logiciel OneNote de Microsoft Office est un outil très performant qui permet de centraliser tous les documents, toutes les ressources et les notes manuscrites d’un cours ou d’un projet au même endroit. Les étudiants, comme les professeurs, peuvent ainsi délaisser leur cartable papier et concevoir un cartable virtuel où ils peuvent ajouter et organiser l’information qu’ils ont recueillie sur différents types de supports et de plateformes (PowerPoint, Word, sites web, captures d’écran, etc.), ainsi que prendre des notes. OneNote permet d’éliminer :

• Les téléchargements de fichiers
• Le transfert de documents sur clé USB ou par courriel
• La gestion de plusieurs versions
• La perte d’informations
• L’utilisation du papier ou d’un document Word pour la prise de notes

Si la suite Microsoft Office est installée sur l’ordinateur, le logiciel OneNote y est inclus automatiquement. Sinon, il est possible d’utiliser la version en ligne avec l’abonnement à Office 365 ou la version en ligne (gratuite et indépendante de la Suite Office) avec OneNote Online.

Configurer OneNote pour une utilisation en classe

Pour utiliser OneNote dans mon cours, j’ai dû télécharger l’extension Bloc-notes pour la classe (OneNote for Classroom), qui s’est installée automatiquement dans le logiciel OneNote de mon ordinateur. Cette extension est essentielle pour qu’un enseignant puisse obtenir un environnement collaboratif et partager des documents avec ses étudiants. Par la suite, je me suis connectée avec mon compte Office 365 du Cégep et j’ai pu créer un bloc-notes privé pour ma classe, qui s’est automatiquement hébergé en ligne dans Office 365. Pour bâtir mon cours, j’ai préféré ouvrir le logiciel OneNote directement sur mon ordinateur portable, car la gestion des fichiers était plus simple et plus rapide par rapport à l’application en ligne. Comme l’enregistrement des données est synchronisé, l’information est à jour aux 2 endroits.

Lorsque j’ai créé mon bloc-notes de classe, j’ai 2 sections par défaut :

• Bibliothèque de contenu : Le professeur peut ajouter et modifier des documents. Les étudiants peuvent seulement les consulter et les copier vers leur bloc-notes personnel. Ceci est utile par exemple, pour ajouter des compléments d’information comme des articles, des procédures ou des guides.
• Espace de collaboration : Le professeur et les étudiants peuvent partager et modifier des documents. Cela peut être utile par exemple, lorsqu’un professeur souhaite que les étudiants apportent des commentaires (visibles par tous) sur un élément à évaluer ou pour leur demander d’ajouter des ressources pertinentes sur un sujet.

Quant à la section Enseignant uniquement, j’ai dû l’ajouter à l’aide de l’onglet « Gérer les blocs-notes » pour me permettre d’avoir un espace privé afin d’intégrer toute la documentation de mon cours, une liste des tâches à faire, etc.

J’ai également ajouté 2 onglets nommés « Plan de cours » et « Calendrier scolaire » et j’y ai intégré les documents au format PDF pour que les étudiants les consultent dès leur arrivée dans le bloc-notes de la classe.

À l’aide de l’option « Ajouter ou supprimer des étudiants », j’ai pu saisir l’adresse courriel du Cégep de chaque étudiant qui est liée avec leur compte Office 365, et je leur ai envoyé une invitation automatique pour se connecter au bloc-notes de ma classe. Lorsque chaque étudiant l’accepte, OneNote leur crée un bloc-notes personnel et il leur demande d’ajouter la structure de dossiers que je leur propose. Il n’est pas obligatoire de proposer une structure de dossiers aux étudiants, mais je le recommande fortement pour faciliter l’enseignement du cours et du logiciel, la distribution des fichiers et pour qu’ils les retrouvent rapidement. La liste des étudiants et leur bloc-notes personnel apparaissent au bas du bloc-notes de la classe, dans le volet à gauche.

Aperçu du bloc-notes de classe

Gérer la distribution de fichiers

Dans la section privée Enseignant uniquement, pour bien organiser le contenu de mon cours, j’ai créé une structure de classement à l’aide d’intercalaires à onglets de couleur qui se retrouvent en haut du bloc-notes et aussi dans le volet à gauche. À l’intérieur de chaque onglet, dans le volet à droite, j’ai ajouté des pages pour y intégrer le contenu et prendre des notes.

Aperçu de la section Enseignant uniquement

Comme il est très difficile de retrouver les informations supprimées, il est préférable d’effectuer une copie de sauvegarde du bloc-notes de classe soit en le copiant-collant ailleurs dans OneNote ou en l’exportant et en enregistrant le fichier sur l’ordinateur.

Lorsque j’ai vu que la liste des étudiants était complète, j’ai pu commencer à leur distribuer des fichiers. À partir de la section Enseignant uniquement, je fais un clic droit sur la page que je souhaite distribuer aux étudiants, je choisis l’option « Distribution dans plusieurs blocs-notes » et je clique sur l’intercalaire dans lequel je souhaite que le document soit classé.

Distribution de fichiers auprès des étudiants

Le professeur peut cliquer sur le bloc-notes de chaque étudiant et y avoir accès afin de vérifier, par exemple, que la distribution des documents a bien fonctionné, pour corriger une information ou apporter une rétroaction.

Exemples de pages distribuées dans le bloc-notes personnel de chaque étudiant à partir du bloc-notes de l’enseignant

J’ai préféré distribuer les documents à chaque semaine et quelques jours à l’avance, car il y avait régulièrement un délai d’une dizaine de minutes avant qu’ils apparaissent dans le bloc-notes personnel des étudiants. Lorsqu’ils accèdent à une page dans OneNote, les étudiants ont accès à de multiples fonctions d’annotation. Par exemple, pour mettre l’accent sur les notions importantes dans une présentation PowerPoint en utilisant la balise « Étoile », pour se rappeler d’une question à poser à l’enseignant en utilisant la balise « Point d’interrogation » vis-à-vis une consigne de travail. Même si OneNote est très facile à utiliser, j’ai pris le temps d’enseigner le logiciel au premier cours pour que les étudiants exploitent au maximum les fonctionnalités. Il était également important pour moi de leur faire un rappel de la clause du plan de cours concernant l’enregistrement audio, puisqu’il est interdit d’enregistrer l’enseignant  en classe.

Options d’annotation

Exemple de prise de notes dans le bloc-notes personnel d’un étudiant (présentation PowerPoint)

J’ai suggéré à mes étudiants de télécharger l’application OneNote sur leur cellulaire (Android et iPhone) pour accéder au bloc-notes sans avoir besoin d’une connexion Internet. Je leur ai montré l’option « Envoyer la page par courrier électronique » s’ils souhaitent envoyer leurs notes à l’un de leurs collègues de classe absent.

Intégrer les fonctionnalités de OneNote dans les activités d’apprentissage et d’évaluation

Dans l’extension Bloc-notes pour la classe, l’enseignant a la possibilité de construire des tests et des exercices formatifs, de les partager dans le bloc-notes personnel des étudiants et d’utiliser l’option «Examiner les travaux des étudiants» qui compile les réponses reçues pour les corriger plus rapidement. Il peut aussi leur offrir une rétroaction personnalisée et copier-coller les commentaires répétitifs afin de gagner du temps. Par contre, cela peut poser un problème pour l’évaluation des travaux et des examens sommatifs, car il est important de conserver intacts les originaux déposés par les étudiants. La gestion de ces fichiers est plus simple avec LÉA ou Moodle. Les étudiants peuvent ajouter leur copie corrigée dans leur bloc-notes personnel par la suite. Ainsi, leur bloc-notes devient de plus en plus complet.

Contrairement à Moodle, dans OneNote, on ne peut pas masquer un examen dans les blocs-notes ni obtenir une correction automatisée des réponses. Dans mes cours, je préfère donc utiliser OneNote pour les évaluations formatives et Moodle ou LÉA pour évaluations sommatives.

Dans la section Informations du bloc-notes, chaque étudiant peut partager son bloc-notes personnel avec une autre personne (du même groupe ou ailleurs) pour travailler en collaboration. Il faut donc être prudent si vous en autorisez l’utilisation durant les examens.

Pour faire une utilisation efficace de OneNote

OneNote est un outil efficace qui permet d’être bien organisé, de simplifier grandement la gestion de l’information ainsi que de faciliter la prise de notes, le travail en collaboration et les rétroactions.

Pour concevoir un système de classement simple et facile à retenir pour les étudiants dans OneNote, il est important d’avoir une vision claire et complète du cours, ainsi qu’une méthode de travail efficace pour la gestion de l’information. Je vous recommande d’expérimenter le bloc-notes de classe avec un compte étudiant fictif pour anticiper les difficultés. Pour assurer une bonne intégration du logiciel en classe, il est préférable de fournir aux étudiants un guide d’utilisation.

Des capsules vidéo de formation sont disponibles : Qu’est-ce OneNote? (par Microsoft Office), OneNote for teachers et OneNote for students (en anglais).