Planner de Microsoft Office 365 : un outil qui simplifie l’organisation des tâches, la gestion du temps et le travail en collaboration

Pour les enseignants comme pour les étudiants, l’organisation du travail peut être un défi pour plusieurs raisons : planification des tâches dans l’horaire, estimation des délais, gestion des documents, obtention des suivis si l’on travaille en équipe, remaniement d’échéancier lors de retards et d’imprévus, etc. Pour simplifier la gestion de notre travail, dans la Suite Office 365, on retrouve Planner, un planificateur de tâches qui devient extrêmement efficace lorsqu’il est combiné avec le calendrier d’Outlook.

Gérer efficacement notre travail quotidien

À mon avis, Planner pourrait facilement remplacer le module « Tâches » d’Outlook. Il est une combinaison parfaite de Trello et de Microsoft Project. Planner facilite l’organisation du travail en offrant un environnement agréable intégrant la liste des tâches à faire pour chacun de nos dossiers (nommés Plans) et leurs échéances. Ces tâches peuvent être réparties dans des catégories (nommées « Compartiments »).

Extrait d’un plan (projet scolaire – création d’un site Web) contenant des tâches classées dans des compartiments

En saisissant la période de réalisation de chaque compartiment de tâches, Planner peut automatiser les opérations (échéances et rappels) que nous saisirions habituellement par la suite dans notre agenda Outlook. Nous pouvons donc travailler avec un seul outil, puisqu’avec Planner, nous pouvons exporter dans notre calendrier Outlook, les tâches et les échéances des dossiers. Lorsqu’une tâche arrive à échéance, Outlook envoie automatiquement un rappel quelques jours avant et d’autres rappels lorsque le délai est échu. Les mises à jour dans Outlook et dans Planner sont synchronisées.

Un outil essentiel pour travailler en mode collaboratif

Planner offre un environnement extrêmement collaboratif pour travailler efficacement en équipe. Lorsqu’on crée un dossier (Plan), il est possible d’inviter d’autres collègues à y participer dans le but de leur affecter des tâches et des échéances à respecter. Ensuite, le responsable de l’équipe peut exporter les tâches et les échéances de chacun dans son calendrier Outlook respectif. Différents types d’autorisations peuvent être attribuées aux collègues : administrateur, invité, etc. Lorsqu’un administrateur apporte une modification à une tâche ou à une échéance dans Planner ou Outlook, tous ses coéquipiers reçoivent un avis automatisé dans leur boîte de messagerie. En tout temps, les membres de l’équipe ont accès au calendrier commun des tâches.

Détail d’une tâche dans le plan (création d’un site Web d’entreprise)

Pour analyser rapidement l’état d’avancement des travaux, Planner génère un graphique qui compile le nombre de tâches du projet non réalisées et celles terminées. Les tâches peuvent également être compilées par coéquipier afin de vérifier si la charge de travail est équitable pour tous et pour voir l’état d’avancement de leurs tâches respectives.

Graphique compilant l’état d’avancement des tâches de chaque compartiment dans le plan

Dans chaque compartiment, on retrouve un espace de messagerie instantanée qui permet aux membres de l’équipe de communiquer entre eux, par exemple pour faire des suivis. Chaque fois qu’un nouveau contenu est publié, tous les membres reçoivent un courriel.

Lorsqu’un nouveau plan (dossier) est partagé avec des collègues dans Planner, celui-ci crée automatiquement d’autres espaces collaboratifs dans les applications d’Office 365 ci-dessous :

• SharePoint (option Fichiers) pour héberger tous les fichiers du projet afin de centraliser l’information et travailler sur une seule version.
• OneNote (option Bloc-notes) afin de recueillir l’information issue des discussions tenues lors des réunions (activité de remue-méninges, rédaction de comptes rendus, enregistrements audio, etc.), ainsi que la cueillette d’information provenant de différentes sources (fichiers Word, PDF, Excel, captures d’écran, etc.). De plus, lorsqu’un copier-coller est effectué à partir du Web, les sources sont automatiquement intégrées sous forme de lien hypertexte.
• GroupMail (bouton Conversation) pour obtenir un module de messagerie instantanée dans Outlook afin de démarrer une conversation avec les autres membres de l’équipe.

Les coéquipiers peuvent également ajouter d’autres applications dans Planner comme Skype pour des conférences vidéo.

Accès aux autres applications d’Office 365

Intégrer Planner en classe

Dans le cadre de l’un de mes cours où j’utilise l’approche par projets, j’ai demandé à mes étudiants de concevoir en équipe, sur plusieurs semaines, un site Web d’entreprise. Pour que mes étudiants mesurent l’ampleur de ce projet et sa complexité, j’ai d’abord réalisé un exercice où ils ont analysé le site Web actuel et les besoins du client à l’aide d’une grille d’évaluation. Ils ont ainsi pu connaître rapidement toutes les tâches à faire. Ensuite, nous avons établi une liste d’éléments nuisibles dans la coordination du travail pour les convaincre de la pertinence de Planner, choisi pour quatre raisons :

• Je voulais développer leurs habiletés en organisation du travail et qu’ils gèrent mieux les imprévus et leur temps dans leur agenda.
• Je souhaitais que mes étudiants exportent leurs tâches respectives dans leur agenda Outlook pour qu’ils puissent  rapidement estimer le travail à faire chaque semaine.
• Je souhaitais aussi qu’ils voient régulièrement l’état d’avancement de leurs travaux et qu’ils apportent les ajustements nécessaires, notamment lors des retards. Je voulais voir leur autonomie et leur rigueur se développer davantage.
• J’utilise déjà le bloc-notes OneNote pour la classe. Je voulais qu’ils demeurent dans l’environnement Office 365 pour qu’ils apprennent les autres fonctionnalités qui leur permettent de travailler en collaboration et qu’ils développent une méthode de travail.

Chaque équipe devait désigner un responsable. Par la suite, ils ont rempli un contrat où ils ont réparti équitablement toutes les tâches du projet. Lorsque le contrat a été approuvé, tous les responsables ont créé un plan dans Planner et copié le modèle que j’avais mis à leur disposition. Ils ont ensuite invité leurs coéquipiers pour leur déléguer les tâches convenues. J’ai utilisé cette stratégie pour deux raisons :

• Les dates de début et de fin dans chaque compartiment de tâches étaient déjà saisies, car je les avais synchronisées avec l’échéancier de mon plan de cours. Les étudiants ont réaménagé des tâches dans leur échéancier lorsqu’ils ont fait face à des imprévus ou pour avoir plus de flexibilité dans leur horaire.
• Les étudiants apprenaient de la nouvelle matière chaque semaine. Ils ont acquis un sens des responsabilités et la rigueur, car je leur avais demandé d’ajouter de nouvelles tâches pour tenir à jour le dossier de leur projet.

Je leur ai donné une formation en classe d’environ 45 minutes sur les fonctionnalités de Planner et des autres applications partagées pour travailler efficacement en collaboration. La page Vidéo de formation Planificateur sur le site Web de Microsoft Office contient beaucoup de matériel pour un apprentissage autodidacte.

Utiliser Planner dans différents contextes

Planner et ses autres applications collaboratives peuvent être employées dans de multiples contextes pédagogiques :

• dans une stratégie d’apprentissage d’approche par projets où les étudiants doivent travailler en équipe.
• pour l’acquisition d’une habileté ou d’une compétence d’un cours liée à  l’organisation du travail.
• pour l’organisation d’un événement parascolaire.
• pour simplifier la gestion des dossiers de clients dans une entreprise-école.

Pour conclure, plusieurs étudiants m’ont mentionné avoir utilisé Planner pour planifier les tâches de leurs autres cours. Certains m’ont aussi informée qu’ils ont fait d’Outlook leur agenda principal. Ils y ont intégré les délais de remise de leurs travaux, les plages de travail, leurs autres activités et rendez-vous. Ils en ont retiré beaucoup de bénéfices.