Un site sur SharePoint pour le suivi des stages en Technologie de radiodiagnostic

Je vous présente le service SharePoint, sur Office 365, que nous utilisons au sein de notre programme de Technologie en radiodiagnostic (offert depuis l’automne 2013). Notre équipe enseignante de stage avait pour objectif de trouver des moyens pour améliorer les mécanismes de communication entre les enseignants superviseurs de stage, les stagiaires et les moniteurs de stage (technologues en milieu clinique). Avec la création d’un site web par SharePoint, nous sommes arrivés à des résultats vraiment intéressants. La plateforme est conviviale et presque instinctive dans son utilisation. En plus, cet environnement nous a permis de présenter une approche « zéro empreinte écologique » en limitant les photocopies.

Les objectifs de l’équipe enseignante

Une de nos préoccupations était d’assurer :

• Une communication continue entre enseignants, moniteurs et stagiaires
• Une uniformisation de l’information
• La création d’un espace pouvant mettre au défi les stagiaires

Le stage demande à nos étudiants un engagement de 35 heures par semaine dans leurs milieux cliniques respectifs, ce qui limite les possibilités de rencontres et d’échanges riches en expériences entre les acteurs.

Le programme est composé de 2 stages : le premier a lieu à la 3^e session alors que le second est à la toute fin du parcours, à la 6^e session. Lors du stage, nos étudiants, nos moniteurs cliniques et les enseignants superviseurs sont répartis entre plusieurs centres hospitaliers et cliniques privées de la région, ce qui justifie notre besoin de communiquer, peu importe le moment durant la session, afin de transmettre de nouveaux documents ou simplement de faire des rappels sur des éléments importants.

SharePoint pour faciliter la communication et le partage de documents pendant les stages

Ce qui est fabuleux, c’est que SharePoint nous permet de créer des accès ciblés pour les différents groupes et pour les différentes responsabilités de chacun dans le stage. En fonction des informations et des documents que nous voulons transmettre aux différents utilisateurs, des droits d’accès sont octroyés. Par exemple :

• Communication et documents communs pour les stagiaires et les moniteurs cliniques
• Communication et documents pour les moniteurs cliniques seulement
• Documents et dossiers exclusifs à l’étudiant

Les enseignants superviseurs de stage ont accès aux communications, dossiers et documents disponibles sur la plateforme.

Actuellement, plusieurs plateformes permettent sensiblement ces mêmes fonctionnalités, comme Google+ que nous avons exploré et utilisé durant nos premières années de stage. Cependant, nous nous sommes rivés à un obstacle important, celui de l’accessibilité de Google+ en milieux hospitaliers. Puisque les droits d’accès sont de plus en plus restreints dans les établissements, nous avons été dû trouver une plateforme compatible avec le milieu de la santé. Nous nous sommes tournés vers le service informatique du Cégep et il nous a mis sur la piste de SharePoint, sur Office 365.

J’ai été mandatée afin de mettre en place la structure de la plateforme, un exercice préalable essentiel ! Au début du projet, j’étais la seule à organiser, à intégrer du contenu et à donner les accès. Depuis l’automne 2017, les responsabilités sur la plateforme sont partagées entre les enseignants attitrés aux stages. Cela permet une intégration et une familiarisation graduelle de chaque tâche reliée à la gestion du site.

Un aperçu de notre site sur SharePoint

La page d’accueil du site sur SharePoint accessible aux étudiants du programme de Technologie de radiodiagnostic.

Tous les étudiants du programme ont accès à la page générale qui fournit les clés de la réussite, essentielles au bon fonctionnement de leurs stages. Chaque stagiaire a accès à certaines informations générales du stage 1 ou du stage 2. Afin de se préparer pour leur stage de l’automne 2018,  les futurs stagiaires auront accès à certains contenus dès le mois d’avril 2018. Par exemple, il leur sera demandé de naviguer et d’aller récupérer quelques documents nécessaires à l’entrée en stage.

La page d’accueil pour le stage 1.

Pour chaque stage, un sous-site est créé et l’on y retrouve un flux d’actualités ainsi que la planification avec les dates importantes sous forme de barre chronologique visuelle. D’ailleurs, il a fallu que les enseignants soient eux-mêmes actifs sur le flux d’actualités afin de dynamiser les contributions.

• Une banque de questions a permis de rendre la plateforme interactive.
• Chaque semaine, un défi est lancé aux stagiaires, qui doivent le relever en répondant à la question.
• On retrouve, sur la barre latérale la section « Documents », 2 dossiers : un exclusivement pour les stagiaires et l’autre pour les moniteurs cliniques. Les stagiaires et les moniteurs cliniques disposent, à l’intérieur de ces dossiers, d’un guide de réussite qui comporte des outils de suivi, notamment des grilles d’évaluation accessibles en tout temps.

Un exemple de contenu que l’on retrouve dans le flux d’actualités. Les stagiaires et les autres intervenants sont invités à commenter sur différentes situations en tomodensitométrie.

Aperçu du déroulement du stage et des tâches à réaliser.

Lorsqu’il y a des évènements importants, nous avons à tout moment la possibilité de changer l’entête de la page d’accueil. Une note s’y ajoute afin d’annoncer ou de rappeler un événement important.

Un exemple d’annonce sur la page d’accueil.

Un exemple d’une évaluation formative des attitudes professionnelles de mi-session pour tous les stagiaires, avec les consignes associées.

Des sous-sites personnalisés pour chaque lieu de stage

Dans un contexte plus privé, chaque lieu de stage a son propre sous-site permettant une communication seulement entre les stagiaires et leur moniteur clinique. Les stagiaires disposent ainsi d’un flux d’actualités et d’un calendrier distincts leur permettant de connaître les moments où le moniteur clinique et le professeur seront avec eux.

Exemple de calendrier pour un lieu de stage.

De façon générale, les moniteurs cliniques, les enseignants et les stagiaires communiquent entre eux via SharePoint. Toutefois, les messages doivent être d’intérêt commun pour l’équipe de stage. Dans d’autres cas, les stagiaires doivent communiquer par courriel ou par MIO. Quand surviennent des situations urgentes, le meilleur moyen est le bon vieux téléphone.

Un autre des points forts de cette plateforme est la mise en place d’un journal de bord, où seul le moniteur clinique a accès, pour chacun de ses stagiaires. En consultant le journal de bord, l’enseignant peut suivre l’évolution de ses stagiaires à distance.

Bilan de notre expérience avec SharePoint jusqu’à présent

L’utilisation de SharePoint s’est avérée un choix judicieux qui répondait à nos besoins de communication continue, d’uniformisation de l’information et de lieu de convergence nous permettant de lancer des défis aux stagiaires.

Un avantage certain est la facilité de faire la rétroaction des travaux qui sont réalisés directement en ligne, comme le portfolio de développement professionnel. Le stagiaire peut rapidement consulter celui-ci et y apporter des modifications, s’il a reçu une rétroaction formative.

Plusieurs options restent à explorer pour optimiser l’utilisation de cette plateforme, mais avec la collaboration des enseignants en stage, nous la développons un peu plus d’une session à l’autre. L’équipe d’enseignants devient de plus en plus habile à comprendre les dessous de la plateforme et l’utilise aisément, c’est très encourageant. Nous y avons même intégré le cours Épreuve synthèse de programme. En utilisant SharePoint pour plusieurs cours, nous simplifions la tâche aux étudiants, puisqu’ils connaissent déjà cette plateforme.

Dans un futur rapproché, nous envisageons d’autres développements, cette fois pour le département, afin d’établir les ponts entre les cours et les préparations des laboratoires avec le TTP en accroissant le travail collaboratif. Nous travaillons aussi sur le projet d’archivage des documents de nos étudiants en mode numérique afin de répondre aux normes de l’Accréditation médicale canadienne.