Gestion informatisée des stages en Soins infirmiers

Le programme de soins infirmiers exige une interaction avec plusieurs milieux de stage, l’évaluation des compétences des étudiants et un suivi étroit pour chacun des stages. À mon arrivée comme coordonnatrice des stages à l’automne 2004, je trouvais que la gestion des stages était compliquée et déficiente. Comme les étudiants du programme d’informatique étaient appelés à réaliser des projets concrets, je me suis associée avec l’enseignante qui les encadrait pour créer une base informatisée de données pour la gestion des stages. À l’aide d’ACCESS, des étudiants de fin de deuxième année se sont mis à la tâche et ont créé GSSI pour « Gestion des Stages en Soins Infirmiers ».

Interface de la base de données GSSI

Un outil efficace pour la gestion des stages

Dans un premier temps, l’outil produit permet d’associer toutes les étudiantes avec les milieux de stages disponibles et de faire parvenir les demandes de stage aux établissements de santé sans craindre les erreurs que nous avions lorsque nous fonctionnions à la mitaine.

Quand les stages sont acceptés, l’enseignante créer son groupe d’étudiantes en utilisant la liste qui lui est acheminée en format électronique par le registraire. Puis, elle affecte les étudiantes à leur milieu de stage.

Par la suite, l’enseignante peut accéder aux dossiers de ses étudiantes et vérifier leur parcours à l’aide du dossier informatisé personnalisé. L’enseignante y retrouve plusieurs informations, notamment :

• ses coordonnées;
• ses évaluations antérieures;
• si l’étudiante possède une voiture et est disposée à faire du covoiturage;
• si elle désire être comédienne pour les examens cliniques objectifs structurés de fin d’année (ECOS).

L’enseignante dispose également d’un endroit lui permettant d’inscrire des informations concernant le cheminement de l’étudiante durant son stage. Le tout étant confidentiel et sécurisé, il n’y a plus de dossiers en format papier.

Un outil intéressant pour les étudiantes

À chaque session, une formation sur l’utilisation de GSSI est donnée aux nouvelles étudiantes pour les aider à naviguer dans le système. Par la suite, chacune peut accéder à son dossier, qu’elle doit mettre à jour en ce qui concerne ses renseignements personnels. Diverses informations sont disponibles pour elle, notamment les évaluations concernant ses stages ainsi que ses résultats scolaires dans les cours du programme. Lorsqu’une évaluation a été réalisée par son enseignante, elle doit la signer directement dans son dossier. Toute information la concernant lui est accessible et elle peut consulter son dossier en tout temps, que ce soit pour se préparer à un prochain stage ou pour avoir une idée de ce qu’elle doit améliorer.

Évaluation sommative de stage

Des avantages

Parmi les nombreux avantages d’un tel système, on ne peut passer sous silence le fait que nous puissions travailler nos dossiers à distance avec le « Terminal Server » de notre cégep. L’accès à distance est très intéressant, car il nous permet de terminer une journée de stage et d’entrer immédiatement nos informations à partir de la maison.

Il est également possible de produire des rapports, très utiles pour le suivi des stages ou pour des statistiques. Voici des exemples de rapports possibles : l’horaire de stage de l’enseignante, la liste des compétences les plus échouées, des informations sur les milieux de stage et le calcul des coûts pour les contrats d’affiliation.

Des retombées positives

Depuis l’instauration de GSSI, on remarque un grand nombre de retombées positives, autant pour le personnel enseignant que pour les étudiantes :

• efficacité dans la gestion des stages;
• diminution des erreurs, notamment aucune perte de dossiers;
• rapidité dans le suivi des demandes de stages;
• facilité à retrouver les informations désirées;
• accès constant aux coordonnées à jour des étudiantes pour les rejoindre;
• possibilité pour les étudiantes d’utiliser leurs évaluations antérieures pour énoncer des objectifs de stage qui tiennent compte de leurs forces et faiblesses;
• accès rapide aux évaluations.

L’équipe enseignante est vraiment satisfaite du produit actuel, tout en sachant que des modifications pourraient être apportées pour qu’il soit encore plus efficient.

N’hésitez pas à nous faire connaître vos expériences en matière de supervision de stages. Vos expériences pourront sûrement orienter nos actions.