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13 février 2012

Google Documents : pour résoudre les problèmes de partage et de collaboration

Ce texte a initialement été publié par Profweb sous licence CC BY-NC-ND 4.0 International, avant la création d’Éductive.

Charles Messier rencontrait divers problèmes de partage, de diffusion et de collaboration de documents Word et Excel, et ce, tant avec les élèves qu’avec ses collègues. Google Documents lui a offert des solutions qui ont transformé sa façon d’enseigner.

Que des problèmes

Auparavant, j’avais toujours des élèves qui me disaient ne pas être parvenus à ouvrir mon document Word ou Excel en raison d’une incompatibilité de versions.

D’autres voulaient que je leur fasse de nouveau parvenir un document envoyé par pièce jointe ou bien me disaient, en début de parcours collégial, qu’ils ne trouvaient pas le document déposé dans les méandres de LÉA.

Après l’envoi d’un document, il m’arrivait parfois de découvrir une erreur. Je devais alors renvoyer une nouvelle version. Chaque fois, certains de mes étudiants continuaient d’utiliser la mauvaise…

Avec une collègue qui donnait le même cours que moi cet automne, je souhaitais que l’on travaille en collaboration sur un document pour expliquer le logiciel Photoshop. J’étais embêté par la perspective de renvois à répétition de documents et par les communications incessantes avec ma collègue pour savoir où elle en était rendue, comment elle avait traité tel ou tel aspect, si elle était satisfaite de mon travail, etc.

L’application infonuagique Google Documents m’est apparue dès lors comme la solution à tous mes problèmes. J’ignorais cependant jusqu’à quel point j’allais transformer ma façon de partager de l’information.

Charles Messier présente son utilisation de Google Documents

Que des solutions

Pour consulter des Google Documents, nul besoin de posséder un compte. Pour en créer, on utilise son courriel Gmail ou bien on configure un compte sur le site de l’application. Apparaît alors une fenêtre dans laquelle sont listés tous les documents qui sont des équivalents de Word, Excel et PowerPoint. Il est même possible de créer des formulaires ainsi qu’un type de document appelé Dessin.

L’interface d’édition ressemble à celle de la suite Office, mais elle est agréable pour l’œil. Je me suis d’abord surpris à constater que le travail s’enregistre en temps réel. Plus rien ne se perd et tout est accessible sur n’importe quel ordinateur branché à Internet. Il est tout de même possible de travailler hors connexion. Tout se met à jour une fois de retour en ligne.

Interface d'édition de Google DocumentsInterface d’édition de Google Documents

Il n’y a plus d’incompatibilité de versions de documents puisque le logiciel est le navigateur. Je recommande d’utiliser Google Chrome pour de meilleurs résultats.

Plutôt que d’envoyer une pièce jointe, on envoie le lien de la page, en s’assurant auparavant d’avoir activé la fonction de partage. Il est même possible d’autoriser certaines personnes à le modifier. Si on le souhaite, le document reste secret.

Expérimentations

Dans un de mes cours, les étudiants devaient m’indiquer le thème choisi pour la réalisation d’une affiche. Pour ce faire, chacun allait dans un même document pour l’inscrire. Ils étaient vingt-cinq à travailler simultanément.

Pour réserver les plages horaires d’une salle de montage, j’ai créé une Feuille de calcul à laquelle tous les étudiants ont accès en écriture. Si un élève effaçait le nom de quelqu’un d’autre pour prendre sa place, une fonction me permettait de voir ce qui était écrit à l’origine. J’ai pu constater qu’aucun élève n’a osé le faire.

J’ai créé une autre fois un Document où les élèves avaient aussi accès en écriture pour inscrire cinq questions-réponses relatives à un exposé oral qu’ils ont fait sur l’histoire du cinéma. La banque de questions devait être étudiée par toute la classe pour l’examen final. Je n’ai rien eu d’autre à faire que de corriger les erreurs de français et de supprimer les questions non pertinentes.

Quant à ma collaboration avec ma collègue pour le document sur Photoshop, je voyais simultanément ce qu’elle écrivait lorsqu’elle travaillait en même temps que moi. Plus de fichiers à s’envoyer! Une fois satisfaits, nous avons fait parvenir le même hyperlien aux élèves pour qu’ils consultent le document, sans l’autorisation de le modifier. En cours de session, elle ou moi continuions de l’améliorer. Tout le monde avait instantanément la nouvelle version.

Des limites

Les fonctions de mise en page ne sont pas aussi poussées que celles de la suite Office. Lorsque l’on doit rédiger un document qui demande une mise en page complexe, comme un travail scolaire, un mémoire de maîtrise ou une thèse de doctorat, les limites sont vite atteintes. C’est pourquoi je recommande l’utilisation d’un gabarit.docx pour concevoir les travaux. Vous pouvez le télécharger avec son guide d’utilisation et un exemple de travail réalisé par un étudiant.

Si vous avez trouvé d’autres vertus à Google Documents ou avez rencontré des problèmes en l’utilisant, partagez-le-moi ci-bas! Vous pouvez également me joindre sur les réseaux sociaux.

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