Google Drive, pour favoriser les travaux d’équipe en ligne et plus encore

Google Drive (aussi appelé Google Disque) est une suite d’applications infonuagiques qui présente un grand potentiel d’intégration pédagogique. Un enseignant peut utiliser Google Drive pour stocker des documents, mais aussi pour les partager avec ses étudiants. Les étudiants peuvent utiliser Drive pour collaborer ensemble.

Dans ce texte, je présenterai d’abord succinctement ce qu’est l’infonuagique avant de m’intéresser en particulier à Google Drive et à ses applications pédagogiques, puis d’aborder les aspects pratiques de l’utilisation de Drive.

Google Drive, une suite infonuagique

Les applications infonuagiques servent à produire différents types de documents. La particularité est que ces documents sont sauvegardés dans le « nuage », c’est-à-dire sur un serveur central accessible à tous les usagers qui possèdent les coordonnées pour y accéder. Si l’on dispose d’une connexion internet, on peut accéder au nuage à partir d’un ordinateur, d’une tablette électronique ou d’un téléphone intelligent.

Les fichiers produits avec une application d’infonuagique et stockés sur le nuage peuvent être construits ou bâtis collectivement, en temps réel ou en temps différé.

Sur le nuage, en plus de stocker les fichiers produits avec une application d’infonuagique, il est également possible de stocker des documents en provenance de son ordinateur. Ce peuvent être, par exemple:

• Des documents textes (en format pdf, docx, etc.)
• Des feuilles de calcul (en format xlsx, par exemple)
• Des diapositives (en format pptx, par exemple)
• Des images ou des photos
• Des fichiers audio
• Etc.

Les documents stockés sur le nuage peuvent être partagés :

• Avec toute la planète
• Avec tous ceux qui possèdent le lien
• Avec des individus ou des groupes spécifiques

De plus, il est possible de convertir les fichiers produits au moyen d’une suite infonuagique pour pouvoir les éditer au moyen d’un autre logiciel.

Il existe 2 principales suites d’applications infonuagiques :

• Google Drive
• Office 365

Avantages du recours à l’infonuagique

Avec l’infonuagique, le partage de documents est simplifié. L’infonuagique présente plusieurs avantages :

• Les utilisateurs ont accès à l’historique des versions de chacun des documents, et ils ont la possibilité de conserver une version antérieure d’un document. Pour travailler à plusieurs sur un document, il n’est plus nécessaire de numéroter les versions en changeant constamment le nom du fichier : pratique!
• On n’a plus besoin d’annexer des fichiers à un courriel : on peut offrir le lien vers le document. La taille des fichiers n’a alors aucune importance.
• La sauvegarde est automatique (mais on peut toujours revenir en arrière).
• La publication sur le web est directe.

À quoi sert Google Drive en pédagogie?

Avec Google Drive, il est possible de rendre des documents accessibles à tous les étudiants d’un groupe ou à des équipes d’étudiants, ce qui leur permet de travailler en collaboration ou en coopération à distance. Ces documents peuvent être :

• Des fichiers Google Docs, qui sont des fichiers de texte (comme ce qu’on pourrait faire avec Word, par exemple, il est possible de travailler dans Word et de copier le contenu du document dans Google Drive).
• Des fichiers Google Sheets, qui sont des feuilles de calculs (comme ce qu’on pourrait faire avec Excel)
• Des fichiers Google Slides, qui sont des présentations de type diaporama (comme ce qu’on pourrait faire avec PowerPoint)
• Etc.

L’enseignant et les étudiants peuvent ensuite :

• Les télécharger
• Les partager
• Les commenter (on peut empêcher certains utilisateurs de commenter un document)
• Les modifier (on peut empêcher certains utilisateurs de modifier un document)
• Etc.

Dans Google Drive, l’enseignant peut :

• Suivre l’état des travaux
• Insérer des commentaires formatifs
• Corriger les travaux en ligne dans le nuage

De plus, l’enseignant peut connaître l’historique de qui fait quoi dans un travail d’équipe, ce qui lui permet d’évaluer l’atteinte individuelle d’une compétence et de donner une note à chaque étudiant dans un travail d’équipe.

Il est possible de clavarder avec les lecteurs d’un document qui sont en ligne et qui sont connectés avec leur compte Google (gratuit).

Les documents peuvent être en mode Aperçu, en mode Suggestions ou en mode Modification.

Les types de partage dans Google Drive et leur utilité

Mode Aperçu

Stocker des documents

L’enseignant peut décider de ne pas partager ses documents avec ses étudiants et utiliser Google Drive uniquement à des fins de stockage et de présentation de l’information. Google Drive devient ainsi l’équivalent d’une clé USB virtuelle, accessible partout où il y a un accès internet. L’étudiant n’a pas accès au document. Seul l’enseignant peut l’utiliser à des fins de présentation sur un écran de projection en classe, par exemple.

Consulter des documents

Google Drive peut servir de bibliothèque de documents en ligne que l’enseignant partage avec tous ses étudiants ou avec des équipes d’étudiants. C’est l’équivalent du dépôt de fichiers ou de dossiers dans Moodle, Omnivox ou ColNet. L’étudiant peut seulement consulter le document, sans pouvoir le commenter ni le modifier.

Mode Suggestions

Le mode Suggestions permet aux étudiants (et à l’enseignant) de sélectionner des parties de texte auxquelles ils pourront joindre leurs commentaires sous forme de bulles d’information situées à droite du texte. Ces mêmes bulles d’informations peuvent être commentées sous forme de réponses au commentaire.

• Les étudiants peuvent commenter les textes de l’enseignant.
• Les étudiants peuvent commenter les textes des autres étudiants.
• L’enseignant peut commenter les textes des étudiants.

Mode Modification

C’est le mode Modification qui fait toute la force de Google Drive en pédagogie. Tous les étudiants disposant des autorisations de l’enseignant peuvent apporter des modifications à un fichier en même temps, aussi bien à partir d’un ordinateur que d’un appareil mobile. Lorsque vous consultez un fichier et qu’un utilisateur y apporte des modifications, celles-ci s’affichent et s’enregistrent en temps réel à l’écran et dans l’historique. Le nom de l’auteur de chaque modification apparaît à côté du curseur.

L’historique permet de savoir qui a écrit quoi dans le fichier. C’est excellent pour le professeur qui peut connaître la contribution de chacun dans un travail d’équipe. C’est excellent également pour les étudiants qui peuvent travailler ensemble à distance sur la même copie du travail.

En mode modification, les équipes d’étudiants peuvent effectuer des changements et, éventuellement, restaurer une version précédente s’ils le désirent.

Ce que les étudiants peuvent faire :

• Accéder à leur travail sur le web où qu’ils soient
• Travailler simultanément, en collaboration, sur le même document dans des lieux différents
• Commenter les sections d’un travail qui sont sous la responsabilité de leurs coéquipiers
• Clavarder en rédigeant leur travail à distance

Ce que l’enseignant peut faire:

• Suivre l’évolution des travaux d’équipe
• Savoir qui a fait quoi dans les travaux d’équipe
• Commenter les travaux dans une approche formative
• Corriger les travaux dans une approche sommative
• Évaluer l’atteinte individuelle d’une compétence (donner une note individuelle dans un travail d’équipe)
• Autoriser les étudiants à consulter les travaux des autres en mode lecture

Dans la pratique : utiliser Google Drive pour stocker ou partager des documents

Créer un compte Google et accéder à Google Drive

En premier, créez-vous un compte Google, si vous n’en avez pas déjà un. L’espace de stockage total gratuit pour tous les produits Google est de 15 Go.

Créer un compte Google vous donne également accès à d’autres applications ou comptes gratuits comme :

• YouTube
• Google Maps
• Google Play
• Google Agenda
• Google Plus

Création du compte

Le plus simple et le plus efficace est de créer un compte Google gratuit en même temps qu’un compte de courriel Gmail. C’est très simple. Quand vous avez un compte Google, vous pouvez créer des fichiers dans Google Drive.

Accès à Google Drive

Voici 2 façons d’accéder à Google Drive :

• Vous pouvez accéder directement à votre disque Google à partir de la page de connexion à Google Drive.
• Vous pouvez aussi vous connecter à votre compte Google, puis cliquer sur l’icône des produits Google dans le coin supérieur droit et choisir Google Drive.
  

Importer des fichiers

Pour déposer des fichiers (comme des fichiers Word) sur votre compte Google Drive :

• Cliquez sur l’onglet Nouveau dans le coin supérieur gauche.
• Cliquez sur Cliquez sur Téléversement de fichiers.
• Sélectionner votre fichier dans votre ordinateur (fichier Word, par exemple).
• Cliquez sur Ouvrir ou double-cliquez sur le titre du fichier.

Le fichier s’affichera dans Google Drive. Vous et les personnes avec qui vous le partagerez pouvez alors le consulter (sans pouvoir le modifier) en cliquant sur son nom dans la liste de vos fichiers sur Google Drive. Vous pouvez aussi le télécharger sur votre ordinateur pour l’ouvrir (avec Word, par exemple) et le modifier au besoin. Si vous souhaitez pouvoir le modifier en ligne, vous devez convertir le fichier au format Google Documents. Cela peut être fait en cliquant sur le nom du fichier avec le bouton de droite de la souris, et en choisissant Ouvrir avec, puis Google Documents.

Si vous souhaitez que tous les fichiers que vous téléversez sur Google Drive soient automatiquement convertis au format Google Documents :

• Dans Google Drive, cliquez sur l’icône de l’engrenage dans le coin supérieur droit sur la page d’accueil Mon Drive.
  
• Cliquez sur Paramètres.
• Cochez Convertir les fichiers importés au format Google Docs.
• Cliquez sur OK.

Tous les fichiers que vous déposerez ensuite sur Google Drive s’ouvriront ensuite automatiquement dans le format Google Documents.

Partager des fichiers dans Google Drive pour un travail en équipe

Pour bien utiliser l’historique et savoir qui a écrit quoi dans les fichiers lors d’un travail d’équipe, il est essentiel que vos étudiants se créent un compte Google et se connectent à leur compte lorsqu’ils modifient un fichier. Sinon, vos étudiants seront identifiés par des surnoms d’animaux donnés par Google.

1- Partage contrôlé par adresses de courriels

1. Connectez-vous à Google Drive.
2. Ouvrez le fichier ou le dossier à partager.
3. Si vous avez ouvert un fichier, cliquez sur Partager dans l’angle supérieur droit.
   
4. Si vous avez ouvert un dossier, cliquez sur l’icône de partage qui se trouve en haut à droite.
   
5. Sous la rubrique « Utilisateurs » de la fenêtre de partage, écrivez les adresses des courriels des étudiants avec lesquels vous souhaitez partager l’élément.
6. Choisissez le type d’accès que vous souhaitez donner à vos étudiants en cliquant sur la flèche de déroulement située à droite de la zone de texte :
   • Modification autorisée : les étudiants peuvent modifier le fichier ou le dossier de fichiers et faire des commentaires.
   • Commentaire autorisé : les étudiants peuvent consulter les commentaires ajoutés au fichier et en ajouter d’autres, mais ils ne peuvent pas modifier le fichier. Ce type d’accès ne s’applique pas aux dossiers.
   • Lecture autorisée : les étudiants peuvent consulter le fichier ou le dossier, mais ils ne peuvent ni le modifier, ni y ajouter des commentaires.
7. Cliquez sur OK. Les étudiants recevront un courriel les informant que vous avez partagé le fichier ou le dossier avec eux.

Pour partager plusieurs fichiers à la fois, ajoutez les fichiers souhaités à un dossier de votre disque, puis partagez le dossier complet avec les personnes souhaitées.

2- Partage ouvert à tous ceux qui possèdent le lien internet

1. Connectez-vous à Google Drive.
2. Ouvrez le fichier pour lequel vous voulez obtenir un lien.
3. Cliquez sur Partager (pour un fichier) ou sur l’icône de partage de dossier (pour un dossier) qui se trouve en haut à droite de l’écran.
4. Cliquez sur Obtenir le lien de partage dans le coin supérieur droit de la fenêtre de partage.
   
5. Cliquez sur le menu déroulant situé sous Partage par lien activé dans la fenêtre de partage.
6. Sélectionnez une option de partage par lien (à défaut, c’est l’option « visible » qui est offerte).
   • Modifiable: l’étudiant peut modifier et commenter le document.
   • Comment. possible: l’étudiant peut insérer des commentaires, mais il ne peut pas le modifier.
   • Visible: le fichier est en lecture seule, pour l’étudiant.
7. Partagez le lien en le collant dans un courriel.

Pour désactiver le lien permettant aux utilisateurs d’accéder au fichier

• Ouvrez la fenêtre de partage.
• Cliquez sur le menu déroulant sous « Partage par lien activé ».
• Choisissez DÉSACTIVÉ, puis cliquez sur OK.

Ajouter des commentaires dans Google Drive pour effectuer des rétroactions formatives ou sommatives

• Sélectionner la partie de texte que vous souhaitez commenter.
• Cliquez sur l’icône Ajouter un commentaire dans la barre d’outils.
• Écrivez votre commentaire.
• Cliquez sur Commenter.

Afficher tous les commentaires pour faire un suivi général ou répondre à un commentaire

• Ouvrez votre document dans Google Drive.
• Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Commentaires.

Afficher l’historique dans Google Drive pour l’évaluation de chaque étudiant

L’historique permet de savoir qui a modifié le texte et à quel moment. De plus, si un étudiant supprime des éléments importants qui n’auraient pas dû l’être, il est possible d’accéder aux versions précédentes et de restaurer une ancienne version du document.

• Ouvrez votre document.
• Dans le menu Fichier, cliquez sur Consulter l’historique des révisions.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur une date et une heure indiquées pour afficher une version précédente du fichier. Les noms des personnes à l’origine des modifications qui différencient les versions les unes des autres sont indiqués.

Remarque : Le fait de rétablir une version précédente d’un document n’élimine aucune version, mais cette version est placée en haut de l’historique des révisions.

Clavarder dans Google Drive

Lorsque vous collaborez sur un fichier avec d’autres personnes, vous pouvez clavarder avec celles qui consultent le fichier en même temps que vous. Le clavardage se fait avec tout le groupe d’utilisateurs connectés. Pour clavarder, après avoir ouvert votre document dans Google Drive, cliquez sur le bouton dans le coin supérieur droit de l’écran.

Soutien pour l’utilisation de Google Drive

Le site d’aide de Google Drive regorge d’informations utiles. Par exemple, voici les pages de ce site consultées et utilisées pour la rédaction de cet article :

• Premiers pas avec Google Drive
• Se familiariser avec les écrans d’accueil de l’éditeur Docs
• Partager des fichiers et des dossiers
• Modifier les paramètres de partage
• Importer des fichiers et des dossiers dans Google Drive
• Ajouter des commentaires, les modifier, les supprimer et y répondre
• Afficher l’historique des modifications apportées à un fichier
• Chatter et collaborer dans Google Drive
• Se familiariser avec l’interface des écrans d’accueil
• Connaître vos espaces de stockage disponibles

Documentation sur l’utilisation pédagogique de Google Drive

Le document L’infonuagique avec Google Drive pour partager et collaborer a été produit par Nicole Perreault, animatrice du Réseau REPTIC, en décembre 2015. À partir de productions concrètes auxquelles il est possible d’accéder, ce document illustre comment l’infonuagique peut contribuer au travail collaboratif, à l’organisation du travail et la gestion des contenus.

En 2015, Profweb a publié un dossier sur Google Apps (et éducation).

Jules Massé, enseignant de philosophie à l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec, a écrit dans Profweb, en 2012 et 2013, 3 récits faisant état de son utilisation de Google Drive :

• Quelques scénarios d’écriture réussis avec Google Docs
• Prévenir le plagiat lors d’une dissertation faite en dehors de la classe
• Partager des documents avec ses étudiants dans Google Drive

D’autres enseignants ont fait de même :

• Johanne Morin, enseignante en anglais, langue seconde au Cégep Limoilou, dans Google Docs pour enseigner la rédaction d’un essai en anglais et encourager l’apprentissage par les pairs (2016)
• Jailson Farias de Lima, enseignant au Cégep Vanier, dans Google Docs au service de la créativité et des sciences! (2015)
• Charles Messier, enseignant en communication au Cégep régional de Lanaudière à Terrebonne, dans Google Documents : pour résoudre les problèmes de partage et de collaboration (2012)
• En anglais, Michael Arscott, enseignant en administration au Cégep Vanier, dans Using Google Docs – A Mixed Blessing (2012)