Le déploiement d’Office 365 dans les collèges

L’environnement Office 365 version institutionnelle pour l’éducation gagne sans doute du terrain dans votre collège. Si l’on se fie au plan de travail des répondants TIC des collèges, une majorité de collèges propose cette plateforme collaborative en ligne.

Nous avons sollicité la collaboration de 8 répondants TIC de collèges anglophones et francophones afin de documenter le déploiement sur le terrain de l’environnement Office 365 de Microsoft :

• Judith Beaudoin, conseillère pédagogique et REPTIC,  Collège Champlain Lennoxville
• David Laplante, conseiller technopédagogique, Cégep de Sherbrooke
• Stéphanie Coll, conseillère pédagogique et REPTIC, Cégep de Baie-Comeau (maintenant adjointe à la direction des études)
• Julie Dessureault, conseillère technopédagogique, Cégep Édouard-Montpetit
• David Pellerin, conseiller technopédagogique, Cégep de Drummondville
• Patti Kingsmill, conseillère pédagogique et REPTIC, Vanier College
• Brenda Lamb, conseillère pédagogique et REPTIC, John Abbott College
• Derek Gaucher, coordonnateur, Information Systems and Technology, Dawson College

L’offre d’Office 365 Éducation donne accès à un ensemble de services pour les enseignants, les étudiants et le personnel administratif. Les outils disponibles varient d’un collège à un autre, selon l’abonnement que celui-ci a choisi. Parmi ceux-ci, on retrouve :

• Office Online, un éditeur de documents Word, Excel et PowerPoint en ligne
• Outlook Online, une messagerie avec le nom de domaine du collège
• Skype Entreprise, un service de conférence et de clavardage en ligne
• SharePoint Online, des sites d’équipes pour partager des ressources, projets et travaux
• OneDrive, le service de stockage en ligne synchronisé avec  les différents appareils de l’utilisateur
• Project Online, un service de gestion de projets
• Yammer, un réseau social privé
• Stream, l’équivalent de YouTube

En février 2016, Christophe Reverd, de la Vitrine technologie-éducation, avait diffusé un article en collaboration avec Microsoft Canada pour présenter l’environnement Office 365 Éducation.

L’implantation dans les collèges

Certaines institutions sont en réflexion, d’autres amorcent l’implantation, d’autres encore l’ont instauré depuis quelques années. Les répondants TIC des collèges ont souvent le mandat d’accompagner les équipes sur le terrain. Nous avons recueilli leurs témoignages.

Judith Beaudoin (Collège Champlain Lennoxville)

« Nous avons été parmi les premiers à offrir cet environnement infonuagique. Nous en sommes à la 3^e année d’implantation. Nous avons débuté avec le service de messagerie (Exchange Online), le calendrier (Outlook) et le bureau virtuel (Office Online). Pour nos 3 campus, le momentum était bon, car nous nous dirigions vers l’utilisation d’un nom commun pour le service de courriel.

Lors d’une journée pédagogique en 2016, j’ai fait la démonstration de tous les modules à des fins pédagogiques, conjointement avec notre analyste en informatique. On a ensuite effectué un sondage sur Omnivox pour connaître l’utilisation qu’en faisaient les enseignants. On a alors ajouté l’accès aux formulaires en ligne. À l’automne 2017, nous avons consulté à nouveau les enseignants. On a alors noté un intérêt pour les sondages en ligne. Nous avons ajouté l’accès à cette fonctionnalité tout en offrant une formation le midi pour apprivoiser son mode de fonctionnement. »

David Laplante (Cégep de Sherbrooke)

« Au Cégep de Sherbrooke, le déploiement a débuté progressivement, en 2014. Certains agents de changement se sont prêtés à l’exercice. La direction des services des technologies informatiques a d’abord donné un accès aux étudiants et ceux-ci ont suivi. Les enseignants ont ensuite été avisés des possibilités que leur offrait ce nouvel environnement. Dans notre cas, il n’y avait pas d’accès à tout ce qui touche Exchange (Courriel, calendrier et Skype). »

Stéphanie Coll (Cégep de Baie-Comeau)

« De l’hiver à l’automne 2016, nous avons préparé le terrain pour tester l’environnement. Nous avons mis en place un comité élargi pour définir les grandes orientations. Il nous fallait également prendre en considération le passage d’Office 2010 vers Office 2016. On voulait s’assurer que les 2 environnements étaient compatibles.

Un plus petit comité voyait au suivi plus « terrain » :

• Un étudiant (président de l’Association étudiante)
• Un intervenant de la formation continue
• Le coordonnateur des ressources informatiques
• 2 enseignants au régulier
• Moi-même, alors conseillère pédagogique TIC

En janvier 2017, nous avons commencé par le service de courriel. Durant la session, nous avons ouvert certaines tuiles en offrant des ateliers aux enseignants. Nous avons entre autres proposé des ateliers sur Teams. À l’automne 2017, nous avons pris la décision de tout ouvrir aux enseignants et aux étudiants. En décembre 2017, nous avons invité une personne-ressource de Microsoft  pour présenter l’environnement, en particulier pour le personnel administratif. »

Julie Dessureault (Cégep Édouard-Montpetit)

« De notre côté, cela a débuté en août 2016. Je n’étais pas la REPTIC à l’époque. Tout le service de la DSTI a travaillé au déploiement. Comme certains collèges, nous offrons aux enseignants et aux étudiants les 2 environnements : Office 365 et Google pour l’Éducation.  La plupart des tuiles sont disponibles, d’autres ont été fermées afin de nous permettre de mieux préparer les enseignants. Nous avons également fait appel à une personne-ressource de Microsoft pour présenter aux enseignants le potentiel des divers outils proposés par Office 365. Les participants volontaires étaient emballés! »

David Pellerin (Cégep de Drummondville)

« Nous sommes plutôt au début de cette réflexion. Dans notre collège, Office 365 est offert à la communauté (étudiants, enseignants, personnel administratif) depuis mars 2017. C’est la direction des études qui pilote le dossier et qui a élaboré un plan de déploiement. La première étape est de s’approprier les outils sur une base personnelle, particulièrement OneDrive et les versions Online de Word, Excel et PowerPoint. Au cours de la session d’hiver 2018, des opérations techniques sont prévues en vue du passage d’Office 2010 à la version 2016 (avril 2018).

La deuxième étape consiste à former les membres du personnel à Office 365 (avril-mai 2018). L’objectif visé : gagner en efficacité par la possibilité d’écrire et de collaborer en temps réel et le partage des documents. Cela se fera en 3 temps :

• Une personne de chez Microsoft présentera en conférence les nouvelles possibilités de communication, de collaboration et de partage associées à Office 365.
• Cette même personne assurera une formation mains sur les touches au personnel administratif des différents services. À titre de conseiller technopédagogique, je rendrai disponibles des capsules vidéo et des formations en laboratoires informatiques pour les enseignants, pour les outiller afin qu’ils utilisent Office 365 entre eux et avec leurs étudiants.
• Un accompagnement sera offert dans les premières semaines suivant la formation. »

Patti Kingsmill (Vanier College)

« À Vanier College, les étudiants ont eu accès à la plateforme en premier. Les techniciens en informatique et moi avons ensuite obtenu l’accès à Office 365. Nous avons bénéficié d’une journée complète de formation offerte par des formateurs de Microsoft. Cela nous a permis d’avoir une longueur d’avance et de nous préparer à offrir un soutien aux enseignants et aux autres membres du personnel.

Pour encourager l’adoption de la plateforme et son utilisation efficace, nous avons inclus des trucs et astuces dans notre bulletin local. En ce moment, je m’intéresse particulièrement à Teams. J’y vois beaucoup de potentiel pour la collaboration des équipes. Certains enseignants expérimentent l’utilisation collaborative de Word Online. D’autres essaient OneNote et l’outil Forms. Il y a beaucoup de logiciels dans la suite Office 365. Je vous suggère de profiter de la disponibilité des formateurs de Microsoft et de ne pas se gêner pour leur transmettre des questions. »

Brenda Lamb (John Abbott College)

« À John Abbott College, le département des TI a entrepris un projet pilote avec G Suite pour l’Éducation après le déploiement d’Office 365. Quelques enseignants utilisent l’une des 2 plateformes pour des expérimentations pédagogiques. La rétroaction reçue des cégeps ayant essayé Office 365 et Google Suite souligne que la suite Google semble plus robuste.

Le service informatique est responsable de l’implantation d’Office 365 à John Abbott, mais on encourage des initiatives pour le développement professionnel des enseignants. Le bureau de développement professionnel a contacté les formateurs de Microsoft pour organiser des formations, mais il est difficile de trouver des moments qui conviennent à tous. Le secteur de développement professionnel du College Teaching and Learning Center a mis en place une communauté de pratique pour soutenir à la fois l’implantation de l’environnement d’Office 365 et les enseignants qui utilisent la plateforme G Suite pour l’Éducation. »

Derek Gaucher (Dawson College)

« Le secteur des Solutions TI du service informatique a été associé au projet d’implantation d’Office 365 dans notre collège, amorcé il y a 3 ans. La fin d’une licence avec FirstClass a causé une certaine pression pour migrer vers une autre solution.

Nous avons exploré la possibilité d’intégrer G Suite pour l’Éducation, mais le collège utilise les technologies de Microsoft depuis longtemps. C’est plutôt l’environnement Office qui a été retenu. Plusieurs enseignants utilisent la suite Google, cependant le collège n’offre pas de soutien technique pour cet environnement. Office 365 est actuellement offert à l’ensemble de la communauté collégiale à Dawson. Tous les étudiants ont une adresse courriel de Dawson College.

Je constate beaucoup d’avancement avec la suite Office 365 depuis son déploiement initial. L’interface web se rapproche de plus en plus de l’interface du logiciel traditionnel « version bureau », mais on a l’option de télécharger le logiciel si on le souhaite, avec la licence que le collège a choisie. »

Considérations et enjeux

L’implantation d’Office 365 amène son lot de changements. En parlant avec les intervenants des différents cégeps, nous avons repéré quelques considérations et enjeux :

• Transfert de l’information aux étudiants. Plusieurs n’utilisent pas Office 365, d’autres ne téléchargent pas (ou ne savent pas qu’ils peuvent télécharger) les logiciels pour les installer sur leur ordinateur. Même lorsqu’ils sont avisés de leur accès à Office 365 sur MIO, plusieurs ne s’en servent pas.
• Préférence pour les outils Google. Plusieurs collèges, notamment le Cégep de Sherbrooke, remarquent cette tendance, particulièrement auprès des étudiants provenant des écoles secondaires privées et de certaines commissions scolaires anglophones.
• Méconnaissance de Microsoft Stream. Pour visionner des vidéos, les étudiants ont l’habitude de se tourner vers YouTube.
• Office 365 n’offre pas toujours des fonctionnalités équivalentes à celles de Google (par exemple, Google Forms offre plus de formats de questions que Forms dans Office 365).
• Limitation pour l’annotation des devoirs dans la version infonuagique d’Office, contrairement à sa version « bureau ».
• Diminution possible de la performance des ordinateurs.
• Accompagnement des enseignants. Le besoin est grand, mais peut être complexifié par les compressions budgétaires des dernières années.
• Évolution constante des logiciels. Cela rend la maîtrise des outils d’Office 365 plus difficile. Par exemple, les onglets dans le logiciel Word ne portent pas toujours le même nom d’une version à l’autre.
• Protection des données sensibles. L’utilisation de plateformes infonuagiques signifie que les données, notamment celles recueillies lors des évaluations, sont parfois hébergées sur des serveurs hors du Québec ou du Canada. Or, nos lois en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels ne s’appliquent pas ailleurs.

La route du futur

L’arrivée d’Office 365 dans les cégeps ouvre de nouvelles possibilités de collaboration et aura un impact majeur sur nos façons de faire dans les prochaines années. Pour les personnes curieuses, il existe de nombreux outils dans Office 365 qu’on connaît peu et qui sont à explorer, comme Sway, Yammer et Stream. L’évolution constante des outils Microsoft nous demandera d’être en mode actualisation en ce qui a trait à nos habiletés TIC.

Les répondants TIC ont soulevé que les besoins en accompagnement sont nombreux. Judith Beaudoin suggère qu’il vaut mieux éviter le 1 à 1 et privilégier les petits groupes. Plusieurs projets pilotes prennent forme dans les collèges. Le Cégep Champlain à Lennoxville expérimente l’encadrement virtuel. On témoigne également de l’arrivée des communautés de pratique dans plusieurs cégeps comme moyen d’assurer une implantation réussie d’Office 365. Ces communautés permettent aux membres de développer une expertise autour des mêmes outils. Derek Gaucher souligne l’importance de la transparence et de la communication pendant le processus d’implantation d’Office 365. Dans son collège, les enseignants ont également accès à Lynda.com pour la formation sur les logiciels, qu’ils peuvent suivre à leur rythme.

Pour mieux connaître les outils offerts par la suite Office 365, vous pouvez consulter cette capsule diffusée par le FADIO dans le cadre de leur Semaine de la formation à distance 2018. Lise Fortier, enseignante au Cégep Sorel-Tracy, a également partagé un lien menant à la description des divers outils contenus dans la suite Office 365.

Dans les prochaines semaines, ce sera au tour des enseignants de nous parler de leurs expérimentations à partir des outils proposés par la suite Office 365 de Microsoft. Vous souhaitez nous partager votre propre expérience? N’hésitez surtout pas à commenter!