One Note: le bloc-notes virtuel d’Office 365

J’ai accès à la suite Office 365 depuis quelques années maintenant et j’explore lentement les utilisations potentielles de ses applications. À la session d’hiver 2017, je me suis mise à la recherche d’un moyen d’organiser et de centraliser l’information issue des différents projets et comités dans lesquels je m’implique. Un collègue du Cégep Champlain St-Lawrence a présenté l’application OneNote lors d’une activité pédagogique au début du mois de mars et j’ai décidé de l’essayer. Cet outil commence à remplacer le carnet papier que je traîne habituellement avec moi aux réunions, aux rencontres de comité et à mes entrevues, puisqu’il m’offre un espace virtuel pour stocker et organiser mes notes de la vie courante.

Qu’est-ce que OneNote?

Afin d’en savoir plus sur cette application, j’ai assisté à un webinaire de l’APOP, le 2 mars 2017, intitulé : « OneDrive, OneNote, Class Notebook: Exploiter les outils infonuagiques de la suite Office 365 ». L’animateur du webinaire, Jean-François Brebion, a décrit OneNote comme un hybride entre un document Word et une note autocollante (post-it). L’application possède des fonctionnalités et des outils similaires à ceux que l’on trouve dans Word, mais vous pouvez noter des informations, puis déplacer et réorganiser vos notes comme vous le feriez avec des billets autocollants. Le texte s’intègre automatiquement dans un bloc de texte ; les images, les hyperliens, les fichiers et les documents annotés peuvent être ajoutés à une page. OneNote crée des sections, un peu comme les onglets d’un cartable, et chacune d’elles peut rassembler plusieurs pages selon le contenu souhaité. Il est possible de donner un titre aux sections, auxquelles est ensuite attribué automatiquement un code de couleur.

Un exemple de sections et de pages dans OneNote avec les types de contenu pouvant être insérés dans une page.

Puisqu’il s’agit d’une application en ligne, OneNote permet aux utilisateurs d’accéder à leurs informations n’importe où et en tout temps. Puisqu’il fait partie de la suite Office, OneNote peut également être synchronisé avec un ordinateur, permettant aux utilisateurs de travailler hors connexion ou en ligne et de procéder à des actualisations grâce à cette option.

Utilisations professionnelles de OneNote

Les utilisations personnelles de cette application sont nombreuses, mais OneNote est également un outil pratique pour un usage professionnel. Les pages OneNote peuvent être partagées au sein d’une institution, ce qui simplifie le travail collaboratif ou le partage d’informations. Cet outil collaboratif peut être utilisé avec des étudiants ou des collègues. Par exemple, lors d’une activité de recherche en équipe, les étudiants peuvent recueillir des informations sur un sujet précis et déposer dans une même page les liens, les images, les citations, les références, les statistiques et les autres informations pertinentes. Toutes les informations recueillies par les membres de l’équipe se retrouveraient au même endroit et chaque étudiant aurait accès aux données partagées. Voici d’autres idées de collaboration entre étudiants:

• Travaux ou exercices en équipe
• Comités
• Prise de notes collaborative
• Etc.

OneNote est également pratique pour les recherches individuelles des étudiants. Ils pourraient créer une page pour consigner et centraliser les éléments de leur recherche au fur et à mesure qu’ils approfondissent le sujet, en prévision d’un prochain travail. L’information trouvée serait facilement accessible de la maison ou à l’école. Une fois la recherche terminée, les étudiants pourront réorganiser l’information dans la page, leur permettant de faire ressortir le plan de leur travail.

Le co-enseignement d’un cours nécessite une grande collaboration et un partage d’informations et de documents efficace entre les enseignants. OneNote pourrait être utilisé pour:

• Des échanges d’idées
• La présentation des objectifs du cours
• Un aperçu de la progression des étudiants ou du cours
• Le partage de liens vers des ressources web
• Etc.

OneDrive pourrait également être utilisé pour conserver et partager des fichiers PowerPoint ou des documents Word, éliminant les interminables échanges de courriels visant à partager la version la plus récente d’un document.

OneNote a également le potentiel d’être utilisé pour le contenu des cours, mais Office 365 dispose d’une application distincte, Bloc-notes pour la classe (Class Notebook), conçue spécialement à cette fin. Un article sur Bloc-notes pour la classea été publié Profweb récemment.

Voici comment démarrer avec OneNote:

1. Connectez-vous et ouvrez OneDrive.
2. Cliquez sur « Nouveau » dans la barre de navigation de OneDrive.
3. Sélectionnez « Bloc-notes OneNote ».
4. Entrez un nom pour ce nouveau bloc-notes, puis cliquez sur « Créer ».
5. Vous pouvez soit travailler en ligne, soit sélectionner « Modifier » dans OneNote pour travailler hors ligne.

Un exemple d’une page vierge OneNote.

Le bloc-notes de OneNote

OneNote s’organise en différents cahiers de notes, ce qui est logique si vous concevez OneNote comme une version électronique du traditionnel cahier Hilroy. Il est très facile de retourner à d’anciens blocs-notes à des fins de consultation ou pour continuer à y travailler. Lorsque vous cliquez sur l’icône OneNote dans la liste des applications en ligne d’Office 365, vous arrivez sur une page contenant la liste de tous vos blocs-notes, où vous pouvez cliquer sur celui auquel vous souhaitez revenir.

Un exemple montrant la manière dont OneNote organise les blocs-notes créés.

Les options supplémentaires

OneNote peut également être utilisé pour organiser les contenus des rencontres de comité et des réunions. Un bloc-notes appelé Comités pourrait avoir une section différente pour chaque comité auquel l’utilisateur participe. Les pages peuvent contenir l’ordre du jour de chaque réunion et les notes peuvent être prises directement sur la même page, durant la réunion. S’il est pertinent de partager les notes de la réunion avec des collègues, la page peut être partagée par courriel ou avec un hyperlien.

Si l’utilisateur et son collège utilisent le calendrier Outlookpour afficher les réunions, il s’agit d’une raison supplémentaire d’utiliser OneNote pour la planification de celles-ci. Les informations sur les réunions que l’on retrouve dans le calendrier Outlook peuvent se télécharger automatiquement dans une page OneNote. La date, l’heure et l’emplacement de la réunion sont inclus ainsi que le nom des participants. Une section appelée « Notes » s’y ajoute automatiquement.

Un exemple d’information concernant une réunion, générée automatiquement dans une page.

Cela se fait facilement en ajoutant une nouvelle page et en cliquant sur « Accueil ». Vous verrez une icône appelée « Détails de la réunion ». Sur le côté droit de la page, la liste des réunions apparaissant dans votre calendrier Outlook s’affiche et vous n’avez qu’à sélectionner la réunion souhaitée. OneNote se charge du reste, comme on le voit dans l’image précédente.

Les notes prises lors d’une réunion peuvent également être marquées avec différentes balises, comme « À faire », « Question », « Site web à consulter », etc.

Exemples de types de balises pouvant être attribuées aux notes prises dans une page.

Une autre option intéressante est la possibilité de définir des pages en tant que modèles. Si vous souhaitez toujours avoir le même format de page, OneNote vous permet d’économiser du temps en créant un gabarit pouvant être réutilisé aussi souvent que vous le souhaitez.

Cette application, qui sert de bloc-notes virtuel, est un outil intéressant de collaboration et d’organisation pour les enseignants. Les enseignants qui ont accès à Office 365 peuvent explorer les diverses autres applications avec lesquelles OneNote peut interagir, améliorant ainsi le potentiel de ces outils.