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10 novembre 2015

Partager des documents avec ses étudiants dans Google Drive

Ce texte a initialement été publié par Profweb sous licence CC BY-NC-ND 4.0 International, avant la création d’Éductive.

Dans le présent article, j’aborde les aspects techniques de l’approche pédagogique décrite dans le récit Prévenir le plagiat lors d’une dissertation faite en dehors de la classe. Je décris d’abord différentes utilisations de Google Drive en classe. Puis, je présente des outils pour gérer, diffuser ou créer un grand nombre de fichiers dans Drive (quand on veut en partager un individuellement avec chacun de nos étudiants, par exemple).

Utiliser Google Drive en classe et entre les cours

Bien sûr, une certaine appropriation de l’environnement Google Drive est nécessaire avant d’aller en classe et d’y lancer ses étudiants. Toutefois, si je peux me permettre une recommandation, n’attendez pas de tout comprendre et de tout connaître pour commencer. L’exploration et l’apprentissage au fur et à mesure sont à privilégier! Je vous suggère de commencer par ce qui est plus simple à gérer avant de mettre sur pied un projet plus complexe, comme une évaluation sommative.

Séquence d’appropriation de Google Drive que j’ai suivie avec mes groupes
  Type d’accès et de partage Type d’activité
1 Un document pour toute la classe, dans lequel tout le monde peut écrire en même temps
(Il suffit de transmettre l’URL du document aux étudiants pour qu’ils y aient accès.)
Activité d’apprentissage pour explorer l’outil
2 Un document pour chaque équipe, réservé au professeur et aux membres de chaque équipe Évaluation formative, favorisant l’appropriation
(Le fait que l’accès se fasse à plusieurs favorise l’entraide et le transfert d’habiletés.)
3 Un document pour chaque étudiant Évaluation sommative, en mode collaboratif
(L’accès est réservé au professeur et à chaque étudiant individuellement.)

Peu importe l’approche, il y a des ressources pour y arriver. J’ai découvert qu’en formulant tout simplement mes questions sous forme de requêtes dans l’outil de recherche Google, j’obtenais le plus souvent des indications précises et utiles. Si cela ne suffit pas, vous pouvez laisser un commentaire au bas de cet article et je vous répondrai avec plaisir!

Vous êtes toujours hésitant? Laissez-moi vous recommander les tutoriels produits par Steve Morissette, conseiller pédagogique Récit à la Commission scolaire de Sorel-Tracy. Ils sont franchement bien faits!

Capsules vidéo produites par Steve Morissette permettant de s’initier à l’utilisation de Google Drive

Gérer et rendre accessible ses fichiers Google Drive

Pour l’étudiant et le professeur, la gestion des fichiers dans Google Drive peut s’avérer rebutante à première vue. Toutefois, le service est fiable et très pratique. Avec les ressources infonuagiques proposées par Google (que ce soit à titre personnel ou via une plateforme éducationnelle) aucun support de sauvegarde n’est requis : plus de clé USB, d’enregistrement local sur disque dur, de copie de sécurité. Exit aussi les problèmes de versions multiples ou de pertes de documents. Tout est au même endroit, accessible de partout et en tout temps (à condition d’avoir accès à Internet). Il suffit de se brancher sur son compte Google et tout y est. Personnellement, j’utilise l’environnement Google pour :

  • Mes feuilles de présence (dans une feuille de calcul)
  • Mes diaporamas des présentations de contenus de cours (Google présentation)
  • Des minisondages, jeux-questionnaires, ou test formatifs (avec les formulaires)
  • Des vidéos sur YouTube
  • Des cartes conceptuelles (avec MindMup et Lucidchart)
  • Les travaux des étudiants (dans des documents texte collaboratifs)
  • Le courriel avec Gmail;
  • Et plus encore…

Afin de rendre ces ressources facilement accessibles, je publie un carnet, sous forme de blogue. L’intégration du matériel au même endroit aide l’étudiant à s’y retrouver plus facilement. J’ai donc moins de soutien individuel à offrir pour les questions techniques.

Au fil des sessions, j’ai aussi remarqué qu’il m’était particulièrement utile de publier la liste des travaux individuels, sous forme d’hyperlien sur le prénom de chaque étudiant. L’étudiant accède ainsi à son travail en cliquant sur son prénom, et ce, peu importe qu’il comprenne ou non comment fonctionne Google Drive. Comme l’authentification est requise pour ouvrir les documents, seul l’étudiant autorisé peut y accéder, même si les hyperliens sont visibles pour tous sur la page.

Pour avoir accès aux documents, les étudiants doivent disposer d’un compte Google. Mon établissement souscrit à Google Apps for Education, de telle sorte que les étudiants en ont tous un dès leur inscription à l’Institut. Mais, comme la création de comptes Google est gratuite, vous pourriez très bien demander à vos étudiants de chacun se doter d’une adresse gmail, s’ils n’en ont pas déjà une.

Pour créer la liste présentant les hyperliens destinés à chaque étudiant, j’utilise AutoCrat. Ce script, que je présente plus bas, me permet de générer cette liste et de la publier par un simple copier-coller.

Cette liste de document pourrait aussi être diffusée via Moodle ou dans un espace personnel sur Profweb, par exemple. Le néophyte pourrait aussi créer un document texte Google. Il suffirait ensuite de partager le lien vers ce document à l’aide du répertoire de ressources du cours dans la plateforme officielle de votre établissement (comme Colnet ou Léa).

AutoCrat, un assistant dévoué

Maintenant que j’ai présenté ma stratégie d’accessibilité, je veux partager une solution pour générer plus facilement les fichiers. En effet, créer tous ces fichiers n’est pas une mince affaire. Heureusement, j’ai découvert l’an dernier le script autoCrat. Cela a simplifié ma tâche, en plus d’ouvrir de nouvelles possibilités de personnalisation.

AutoCrat permet de créer sans effort des documents collaboratifs individuels (un document par étudiant). Il s’agit d’un script gratuit qui s’installe dans une feuille de calcul en deux temps, trois clics. La création manuelle de ces documents me prenait environ une minute par étudiant (un travail répétitif qui comportait un risque d’erreur non négligeable). Avec autoCrat, cela ne prend plus que quelques secondes. De plus, ce script ajoute une panoplie de possibilités de personnalisation.

AutoCrat génère automatiquement des documents (pdf ou document texte Google, au choix) à partir d’un document texte modèle et d’informations contenues dans une feuille de calcul (courriels, noms et prénoms, par exemple). Ainsi, à partir de la liste de classe et des adresses courriel (gmail) des étudiants, je peux générer des documents pour chacun des étudiants. Je demeure propriétaire des documents ainsi créés, ce qui présente l’avantage d’un meilleur contrôle et simplifie la collecte des travaux.

Ça vous intéresse? Prenez maintenant 15 minutes pour voir le tutoriel que j’ai préparé et observer le fonctionnement étape par étape. Revenez ensuite me faire part de vos commentaires ou questionnements au bas de cet article!

Tutoriel pour l’utilisation du script autoCrat, un outil qui automatise la création de documents dans Google Drive

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Jules Massé
Jules Massé
29 novembre 2013 17h44

Merci, Nicole, Guillaume et Isabelle pour vos commentaires. En passant j’ai joué un peu avec Doctopus et ça semble pas mal non plus.

Guillaume Loignon
Guillaume Loignon
29 novembre 2013 17h35

Je cherchais une solution pour partager des documents personnalisés avec une liste excel. J’avais même commencé à apprendre l’API de Google! Finalement ce script fait exactement ce dont j’ai besoin. Des heures de travail économisées, merci!

Isabelle Tremblay
Isabelle Tremblay
25 novembre 2013 21h02

Bonjour Jules,

Merci beaucoup pour ton partage et félicitations pour tes projets. autoCrat arrive à point avec les besoins ressentis dans notre collège. J’ai quelques questions pour toi.

1-Est-ce possible de faire le même processus à partir d’une feuille de calcul (au lieu d’un google document)?

Au niveau logistique
2-Lorsque le professeur efface une partie des informations dans le script, l’étudiant a-t-il encore accès à sa copie dans son Google Drive. L’étudiant doit-il exporter une copie de sécurité avant la remise? Comment gères-tu la remise des travaux et la remise de la correction commentée aux étudiants à l’aide d’autoCrat afin limiter l’édition en continu du travail, (y a-t-il un truc pour modifier en lot les droits d’édition du travail pour chacun des étudiants?)?

J’espère être claire dans mes questions, sinon contacte-moi.

Merci encore!

Jules Massé
Jules Massé
26 novembre 2013 19h16

Bonjour Isabelle,
Réponses brèves qui mériteraient développement. J’y reviendrai surement dans un autre billet quelque part…

1. Non, pas à ma connaissance. Pas avec autoCrat.
2. Une fois le document créé, les changements dans le script n’ont pas d’effet. Le script fait une publication, ensuite le document a sa propre vie et le script ne peut plus rien sur lui… Il y a un autre outil qui s’appelle Doctopus (Article sur Doctopus http://www.freetech4teachers.com/2013/01/try-doctopus-for-managing-google.htm) que je ne connais pas, mais qui fait quelque chose comme ça…
3. Non, il n’est pas nécessaire de faire de copie de sécurité. Pour la remise, le plus simple est selon moi de télécharger les documents (on peut le faire en ‘batch’) au format PDF et de corriger avec PDFXchange ou READER en utilisant les commentaires. On peut même le faire sur tablette avec annotation manuscrite… De cette manière, la copie originale reste intacte dans Google. L’historique des modifications peut servir en cas de doute. On peut désactiver ou non les modifications de la part de l’étudiant ou même lui retirer complètement ses accès au travail (manuellement un par un, ou peut-être avec Doctopus…)

Merci pour ton intérêt et au plaisir !

Jules Massé
Jules Massé
26 novembre 2013 19h20

Le bon lien pour l’article mentionné…

Lien vers article sur Doctopus http://www.freetech4teachers.com/2013/01/try-doctopus-for-managing-google.html

Nicole Perreault
Nicole Perreault
26 novembre 2013 20h53

Merci encore une fois, Jules, pour cette belle information que je vais transmettre aux enseignants à qui je parle de plagiat et de travail collaboratif.

SIOUX
SIOUX
6 février 2015 16h14

Comment peut-on modifier le format de date lors de la création d’un pdf? La date provenant d’un champ date sur mon formulaire ou de l’horodateur est créé sur le pdf ainsi Mois/Jour/Année et j’aimerais Jour/Mois/Année.

D’avance merci pour votre aide

Jules Massé
Jules Massé
6 février 2015 16h50

Une piste peut-être si je comprends bien le problème : menu format/nombre/date « autre format » dans votre feuille de calcul google… Bonne chance !

Sioux
Sioux
6 février 2015 20h26

Merci, j’ai déjà essayé de jouer avec plusieurs format « date » sur Google sheets mais ça ne change rien au résultat d’Autocrat lors de la création d’un pdf.