Un virage technologique accompli au département de Techniques de la documentation

En 2011, le département de Techniques de la documentation émet des recommandations claires à son Collège. Il le fait sur la base d’un constat : le technicien en documentation opère une majorité de ses activités professionnelles avec les TIC. Le programme d’études doit suivre les tendances du milieu en intégrant les outils et systèmes de gestion en usage. Pour cela, on a fait certains achats logiciels et l’ajout d’un laboratoire. On donne aussi quelques nouvelles formations aux enseignants.

Principales tendances du milieu documentaire

Depuis quelques années, on observe une accélération de l’informatisation des opérations documentaires. De plus en plus d’entreprises, de municipalités, d’organismes de tous ordres choisissent de vivre sans papier en optant pour des archives numériques. De nouvelles formes de gestion des documents sont apparues dont on ne discutait guère auparavant, telle la gestion de l’information numérique.

Les bibliothèques, les centres de documentation et les librairies aussi voient cette informatisation s’étendre que ce soit dans les opérations de diffusion, de classification, de repérage, de consultation, de prêts, d’acquisition ou même dans les supports de leurs collections.

Attentes du milieu documentaire à l’égard des diplômés ou stagiaires

Les exigences du marché du travail à l’égard du technicien, en matière d’utilisation des technologies de l’information et des communications, ont augmenté au fil des ans. Les employeurs s’attendent à ce que nos diplômés soient à la fine pointe. Par conséquent, les enseignants doivent se tenir à jour. Les diplômés doivent maîtriser, selon l’activité spécifique concernée :

• Des Systèmes intégrés de gestion de bibliothèque (SIGB). Ex. : Biblionet , Koha, Regard.
• Des logiciels de gestion des différents types de documents (documents administratifs, photos, vidéos) ou d’archives. Ex. : Archilog, Syged.
• Des logiciels leur permettant de développer des bases de données qui s’avèrent de plus en plus complexes. Ex. : Access de la suite MS Office Professionnel, MySQL, des bases de données relationnelles.
• Des logiciels permettant la numérisation à des fins de conservation et de diffusion, ainsi que la reconnaissance optique de caractères (ROC). Ex. : Omnipage.
• Des logiciels de création d’index, l’utilisation des métadonnées à des fins de repérage et autres logiciels de bureautique. Ex. : PowerPoint, Publisher, Word.
• Des applications de gestion des réseaux sociaux. Ex. : Facebook, Twitter.
• L’utilisation d’applications émergentes. Ex. : Codes QR, puces RFID.

Éléments de compétences du programme

Aussi, on comprendra aisément que l’une des aptitudes souhaitées des futurs candidats soit celle d’aimer utiliser un ordinateur pour les travaux et recherches. Les éléments de compétences TIC du cours, de nature informationnelle, surabondent, soit :

• Repérer, organiser et diffuser de l’information
• Créer et utiliser des systèmes de classification
• Utiliser des outils informatisés de gestion de l’information
• Rechercher efficacement sur Internet
• Aider les utilisateurs dans leurs recherches
• Assurer la veille informationnelle
• Créer divers documents (pages Web, guides, diaporamas, dépliants, brochures)
• Élaborer un plan d’informatisation

Ces éléments de compétences rejoignent d’ailleurs les niveaux 1.3 (utiliser et diffuser l’information […]) et 2.1 (organiser l’information) du Profil TIC des étudiants du collégial. Même les compétences restantes relatives à la direction de petits centres de documentation ou à l’organisation d’activités d’animation peuvent parfois mettre à contribution les TIC.

L’exemple du cours « Informatisation des opérations documentaires (393-HKU-03) »

Le marché du travail demande aux élèves de connaître plusieurs logiciels, sites Web et bases de données documentaires. Ils doivent être aptes à les distinguer et les caractériser. Aussi, depuis 2011, en remplacement d’une démonstration théorique, nos étudiants comparent au moins deux logiciels de leur choix pertinents pour un milieu donné (une bibliothèque scolaire, publique ou collégiale). Ils doivent présenter les forces et faiblesses relatives à chacun. Le résultat est surprenant. Ils présentent de multiples scénarios aux aspects très variés que nous ne pourrions couvrir. De plus, les étudiants manifestent beaucoup d’enthousiasme pour ce type de travail leur demandant beaucoup de débrouillardise et mettant en relief les acquis de leurs années de formation, notamment en matière de vocabulaire.

Extrait d’une comparaison de Systèmes intégrés de gestion de bibliothèque faite par Audrey Hivon, étudiante de 3^e année en Techniques de la documentation

L’exemple du cours « Outils de gestion électronique des documents (393-453-R) »

Le cours de gestion électronique des documents est une occasion stimulante de développer l’adaptabilité de « terrain » recherchée par les employeurs. Nous faisons de nos étudiants des consultants. Nous les envoyons dans un milieu réel : une entreprise, une institution muséale, etc.  Sur place, ils demandent à voir le type de documents générés par l’organisme. À partir de là, ils doivent évaluer un logiciel de gestion de documents répondant aux besoins parmi les logiciels libres ou gratuiciels existants ou un logiciel commercial disponible au collège. Leur travail consiste à évaluer les possibilités, puis à déterminer le meilleur choix en fonction du milieu. À la fin de la session, ils doivent observer si le logiciel a répondu aux attentes.

Une future grande responsabilité

Le technicien de documentation aura un rôle de premier plan à jouer dans les prochaines années, non seulement parce qu’il sera de plus en plus mobile, conseillant les usagers à l’aide de sa tablette électronique, mais aussi parce que beaucoup d’informations confidentielles passent par ses mains. Tout en utilisant les nouvelles technologies, le technicien devra le faire en ayant en tête les plus hauts standards de responsabilité. Après tout, il assure la préservation des données et le respect de la confidentialité. L’information doit donc être traitée avec soin. Il est important de sensibiliser les étudiants à cet aspect!

Un tel virage technologique se produit-il dans votre domaine d’enseignement?