Microsoft Teams

Teams est une application d’Office 365 pour l’Éducation. Il s’agit d’une plateforme numérique pour le travail d’équipe permettant de regrouper facilement des conversations, des contenus et d’autres applications d’Office 365 en un même endroit.

Principales fonctionnalités de Teams

Teams permet de créer des équipes à l’intérieur d’une même organisation. Elles peuvent être publiques (ouvertes à tous les membres de l’organisation) ou privées. Par exemple, j’ai formé une équipe privée pour chacune de mes classes du programme de Techniques de comptabilité et de gestion.

Canaux de discussion

À l’intérieur de chaque équipe, Teams permet de créer plusieurs canaux, qui sont des sections dédiées à un sujet particulier. Par exemple, ils peuvent correspondre aux différents chapitres d’un livre ou à des concepts importants de votre cours.

Chaque canal contient un fil de discussion auquel tous les membres de l’équipe peuvent contribuer. Le format des conversations ressemble au fil d’actualité de Facebook. Les étudiants demeurent en terrain connu, mais séparent ainsi le professionnel du privé.

Aperçu de l’organisation dans Teams. L’équipe « A17 CTB I VD » correspond à une classe à laquelle j’enseigne. Les sujets sont divisés dans 4 canaux : « Général », « Croix CTB », « États financiers » et « Registres CTB ».

Dans mes cours, j’utilisele canal « Général »pour la planification et le déroulement du cours. J’y annonce les devoirs de la semaine (en joignant les fichiers nécessaires). Les étudiants posent leurs questions directement dans le fil de discussion. Cela comporte plusieurs avantages :

• Les étudiants peuvent répondre aux questions de leurs collègues.
• Les étudiants peuvent s’y référer facilement. Cela m’évite de répondre à plusieurs courriels portant sur une même question.
• Les questions posées deviennent un indicateur des notions sur lesquelles je devrai insister au début du prochain cours.

Exemple d’un énoncé de devoir publié dans le canal « Général ». La publication contient les consignes du devoir et un fichier joint (Excel) qui permet aux étudiants de valider leurs réponses au Formatif 1. Les étudiants peuvent commenter la publication pour obtenir des renseignements supplémentaires ou poser/répondre à une question. Dans cet exemple, j’en ai profité pour mettre au défi les étudiants.

J’utilise les autres canaux pour diffuser de l’information sur des sujets particuliers de mon cours. Ce classement permet aux étudiants de retrouver facilement l’information et les fichiers portant sur ce sujet.

Chaque canal comporte des onglets personnalisables. Par défaut, Teams crée les onglets « Conversations » et « Fichiers » dans chaque canal, mais il est possible d’en créer d’autres pour répondre à vos besoins.

Onglet « Fichiers »

Les fichiers que je dépose dans une conversation sont automatiquement regroupés dans l’onglet « Fichiers » du canal correspondant. Les étudiants peuvent consulter ces fichiers directement dans Teams (le fichier s’ouvrira dans l’application web Office 365 correspondante). On gagne du temps, puisque les étudiants n’ont pas à se rendre sur une plateforme externe, à télécharger et à ouvrir le fichier pour le consulter.

Il est possible de maintenir l’affichage d’un fichier de façon permanente en créant un onglet spécifique. Cela permet de consulter directement son contenu sans avoir à l’ouvrir à chaque fois.

Dans le canal « Général », j’ai créé un onglet intitulé « Corrigé chiffrier » pour maintenir l’affichage d’un fichier Excel de référence.

Les possibilités d’utilisation sont nombreuses. Vous pouvez afficher dans un onglet :

• Tout type de fichier Office
• Un document PDF
• Un wiki collaboratif
• Un site web de référence
• Des vidéos hébergées sur Microsoft Stream
• Des questionnaires sur Microsoft Forms

Onglet « Devoirs »

Teams comprend un module de devoirs. Lorsque l’enseignant fournit un document de référence pour le devoir (un fichier Word ou Excel à remplir, par exemple), Teams crée automatiquement un fichier par étudiant. Le document est ensuite partagé en mode collaboratif entre l’étudiant et l’enseignant, sur le même principe que l’infonuagique.

Le document joint au devoir s’ouvre directement dans l’application Teams. Je trouve cela très pratique, car les étudiants n’ont pas à télécharger le fichier, puis à me le retourner pour que je le corrige. Je peux lire et commenter le devoir même avant qu’il soit complété. D’autres fonctionnalités du module de devoir incluent :

• La possibilité d’autoriser ou non les remises tardives
• Un bouton de remise pour les étudiants
• Une fenêtre de rétroaction
• La possibilité d’attribuer un pointage
• Un calendrier avec les échéances des travaux à remettre
• La possibilité d’attribuer une page du OneNote de classe comme devoir (nouveau depuis janvier 2018)

Le menu de création de devoirs dans Teams (version pour l’éducation) et ses fonctionnalités

De leur côté, lorsque les étudiants cliquent sur l’onglet « Devoirs », ils voient un échéancier avec tous les devoirs à remettre. Ils n’ont qu’à cliquer sur un devoir pour accéder aux détails du devoir et au fichier à remettre, s’il y a lieu.

Lorsque l’étudiant clique sur l’onglet « Devoirs », il voit apparaître l’échéancier des devoirs de la session.

Pour l’instant, j’utilise le module de devoirs uniquement pour des activités formatives. Je préfère utiliser Moodle pour les évaluations sommatives, car il est beaucoup plus complet.

Utilisations pédagogiques de Teams

Suivi individualisé des étudiants

Teams offre un espace de clavardage qui permet d’avoir des conversations privées avec un ou des étudiants. Cela est particulièrement utile avec les étudiants à distance, lors des périodes de travail en classe ou lors de périodes de disponibilité.

Teams offre aussi les fonctions de vidéoconférence (intégration de Skype Entreprise) dans les canaux ou dans les conversations privées.

Partage de contenus et collaboration

Teams est un outil très convivial pour améliorer la communication avec les étudiants. En s’abonnant aux canaux qu’ils désirent suivre, les étudiants peuvent recevoir des notifications dès qu’il y a une nouvelle activité, comme sur un réseau social.

Comme pour d’autres applications de la suite Office 365, Teams peut être jumelé à OneNote ou au bloc-notes pour la classe (ClassNotebook), ce qui facilite le partage de contenus et les activités collaboratives. La combinaison de ces différents outils est donc à la fois conviviale et efficiente.

Qu’en pensent les étudiants?

Dans le programme de Techniques de comptabilité et de gestion au Cégep de l’Abitibi-Témiscamingue, les étudiants sont initiés aux outils de la suite Office dès la première session. Dans d’autres contextes, ces outils demandent qu’on leur consacre un certain temps de formation. Cependant, Teams demeure intuitif, car il est construit sur un modèle similaire à certains médias sociaux qu’utilisent les étudiants.

Dans l’ensemble, mes étudiants ont beaucoup apprécié :

• La proximité que procure un outil de communication comme Teams
• Le temps de réponse à une question, qui est de beaucoup diminué par le fait que les étudiants se répondent entre eux
• L’intégration de tous les outils du cours en un seul endroit

Autres utilisations de Teams pour les enseignants

Les applications de Teams ne se limitent pas qu’à la classe : les enseignants peuvent optimiser d’autres tâches ou enrichir leur pratique professionnelle.

Communauté de pratique

Avec quelques collègues enseignants de mon collège, nous avons mis en place, une petite communauté de pratique qui s’intéresse aux TIC et à la pédagogie (Pédago-TIC). Nous avons une équipe dans Teams et nous utilisons les différents canaux afin de regrouper les conversations autour de sujets précis (par exemple, un canal dédié à un outil numérique en particulier).

Chaque canal est lié à une section du OneNote de l’équipe, ce qui permet de diffuser les documents de référence.

Gestion départementale

Teams convient aussi parfaitement pour la gestion départementale. La communication et la collaboration y sont plus efficientes, car elles peuvent être compartimentées. On peut utiliser Teams, entre autres, pour :

• Transmettre tous les points d’information qui alourdissent les réunions départementales
• Distribuer les documents pour les réunions, ce qui permet d’éviter la multiplication de courriels et de fichiers
• Rédiger les procès-verbaux en mode collaboratif, par l’intégration de OneNote dans Teams
• Travailler en collaboration sur les plans-cadres de cours ou tout autre document administratif

Tous les membres du département ont ainsi accès à la même information. Rien ne s’égare, puisque l’outil est doté d’un puissant moteur de recherche qui peut effectuer une recherche par mot-clé dans les conversations, les contacts ou les fichiers téléversés.

Une valeur ajoutée à la formation des étudiants

L’utilisation d’outils de communication comme Teams est de plus en plus répandue dans le monde des affaires, car ces outils facilitent la gestion de projets et le travail collaboratif. La connaissance de ces outils est sans aucun doute une valeur ajoutée à la formation de nos étudiants.