Superviser des stages à 735 km de distance

Être à Rimouski et évaluer des stagiaires à Gatineau… c’est tout à fait possible! Grâce à des outils spécialisés pour le partage de données et à des casques de réalité augmentée, mes collègues enseignantes et enseignants et moi arrivons à évaluer nos élèves de Technologie de l’échographie médicale en stage dans un hôpital de l’Outaouais tout en restant à Rimouski.

Sur Teams, nous voyons le flux des images captées par la sonde d’échographie de l’élève en temps réel. Par l’entremise du casque de réalité augmentée que porte la technologue-monitrice sur place avec l’élève, nous voyons et entendons tout ce qui se passe dans la salle d’échographie. C’est comme si nous y étions!

Ce partenariat longue distance me permet de trouver des places en stage pour toutes les étudiantes du programme et répond aux pressants besoins de recrutement du CISSS de l’Outaouais.

À la recherche de places de stage

Technologie de l’échographie médicale est un nouveau programme collégial. Le Cégep de Rimouski a été le 1^er collège à l’offrir en 2018.  

Auparavant, les technologues en échographie avaient un DEC en Technologie de radiodiagnostic, mais cette formation ne couvrait l’échographie que très superficiellement. Les réelles compétences en échographie étaient développées une fois en emploi («sur le tas», comme on dit). Après plusieurs années de pratique en échographie, les technologues en radiodiagnostic pouvaient obtenir une certification de la part de l’Ordre des technologues en imagerie médicale, en radio-oncologie et en électrophysiologie médicale du Québec pour pouvoir faire des échographies de façon autonome. Avec la pénurie de plus en plus criante de technologues en échographie, l’absence d’une formation officielle en échographie était évidemment problématique.

Grâce au nouveau DEC en Technologie de l’échographie médicale, les personnes diplômées obtiennent leur certification de pratique autonome dès la fin de leurs études et entrent ainsi sur le marché du travail en maitrisant les compétences nécessaires à l’entrée dans la profession.  

L’acquisition de compétences s’effectue entre autres par des stages en milieu hospitalier. Au Cégep de Rimouski, la 3^e année de formation se déroule entièrement en stage (34 semaines de stage), avec des cours le vendredi après-midi (cours qui peuvent être suivis à distance). Pendant cette année-là, les élèves visitent 3 départements:

• le département d’imagerie médicale en radiodiagnostic pour les échographies générales (reins, seins, thyroïde, etc.) (15 semaines)
• le département d’obstétrique pour les échographies obstétricales (12 semaines)
• le département de cardiologie, pour les échographies cardiaques (7 semaines)

Sur le plan logistique, la difficulté  est qu’en général chaque département n’accepte qu’une personne stagiaire à la fois. C’est normal: il n’y a souvent pas énormément de salles d’échographie dans un département. Même si former les technologues de demain est évidemment rentable à long terme,  superviser des stagiaires ralentit un peu le débit de traitement des patients et des patientes. Les technologues en place doivent souvent faire un peu de temps supplémentaire pour compenser le ralentissement associé au fait de former un stagiaire ou une stagiaire.

Comme coordonnatrice des stages, je ne peux donc pas demander à l’hôpital de Rimouski d’accueillir toute une cohorte de stagiaires!

Typiquement, j’envoie 1 stagiaire à Rimouski, 1 à Rivière-du-Loup, 1 à Lévis, 1 à Drummondville, 1 à Valleyfield…  Comme le Cégep de Sainte-Foy offre aussi le programme, les hôpitaux de la région de Québec, du Saguenay–Lac-Saint-Jean et de la Beauce accueillent normalement leurs stagiaires. Et les hôpitaux de Montréal et des environs traitent avec le Collège Ahunstic. En général, j’ai 12 élèves de 3^e année (toutes des filles, cette année) à qui je dois trouver un stage. Ce n’est pas facile!  

J’étais donc enchantée quand le Centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS) de l’Outaouais m’a proposé d’accueillir  2 stagiaires, en 2022. Ce CISSS gère 2 hôpitaux: celui de Gatineau et celui de Hull.

Une offre qu’on ne peut pas refuser

Le CISSS de l’Outaouais était (et est encore…) frappé par une importante pénurie de technologues. Le CISSS était déterminé à accueillir des stagiaires dans le cadre d’une opération séduction afin de les garder en emploi ensuite. Mais… l’Outaouais, c’est loin de Rimouski!

Des élèves qui partent en Outaouais?

D’abord,  il fallait trouver des stagiaires disposées à déménager de Rimouski vers l’Outaouais.

Le CISSS facilite la chose en offrant une résidence aux stagiaires. (Le CISSS a déjà une maison dans laquelle il offre des chambres aux stagiaires en médecine, en ergothérapie, etc. Cela est maintenant offert à nos élèves également!) Les élèves doivent payer un loyer, mais, avec l’actuelle pénurie de logements, l’offre d’une résidence est très appréciée!

Il faut aussi dire que nous avons des élèves qui viennent de partout au Québec. Pour certaines, l’Outaouais est proche de la maison.

Ensuite, comme je l’ai dit, le CISSS de l’Outaouais fait tout pour retenir les stagiaires formées. Les élèves qui restent en emploi 2 ans après la fin de leur stage reçoivent de très généreuses bourses.

Une enseignante qui va en Outaouais…

Par ailleurs, il faut penser au temps de déplacement de l’enseignante ou de l’enseignant. Dans toutes les activités, les stagiaires sont toujours supervisées par un ou une technologue du milieu de travail. Toutefois, un enseignant ou une enseignante se déplace aussi périodiquement dans le milieu de stage pour évaluer l’étudiante, lui donner de la rétroaction et la guider. Ces visites permettent aussi de guider les technologues-monitrices, au besoin.

En une année, l’enseignante ou l’enseignant se déplace 9 fois en milieu de stage pour évaluer chaque élève. De Rimouski à Gatineau, il y a 735 km (donc près de 1500 km aller-retour). Avec l’essence à payer, l’hôtel pour les déplacements plus longs, ça entraine des coûts assez importants pour le cégep. C’est sans compter les trop fréquentes tempêtes hivernales qui perturbent les déplacements… Et il va sans dire que ce n’est pas facile non plus pour la conciliation travail-famille.

Malgré tout ça, je me suis dit que nous supervisions déjà des stagiaires à Valleyfield. Pourquoi ne pas faire coïncider ces déplacements et faire 2 h de route supplémentaires pour nous rendre à Gatineau?

Les technologies pour une solution simple et flexible

Malgré les difficultés liées à la distance, ma directrice adjointe, mes collègues et moi avons accepté l’offre du CISSS de l’Outaouais. Cependant, l’équipe du CISSS (en particulier Caroline Thibault, chef de service des stages pluridisciplinaires) a tenté de trouver une solution plus efficace pour nous en intégrant les technologies.

Après tout, la télémédecine existe déjà. Personnellement, comme technologue à Rimouski, je fais de l’échographie cardiaque pédiatrique en collaboration avec un cardiologue qui est à Québec: il voit mes images à distance en temps réel. La difficulté supplémentaire, ici, est que mes collègues et moi voulons non seulement voir les images captées par les stagiaires, mais aussi ce qui se passe dans la salle.

Nous voulons voir comment les stagiaires interagissent avec les patients et les patientes, ce qu’elles leur disent. Nous voulons aussi voir où exactement les stagiaires posent leur sonde sur le corps du patient ou de la patiente pour être certaine qu’elles ont tout examiné sans rien oublier.  Ce n’est pas toujours possible, juste en regardant les images, de savoir si tout a été scanné correctement ou non.  Il faut vraiment que ce soit comme si nous étions dans la pièce. Nous voulons pouvoir voir si la main de l’élève est trop à droite ou trop à gauche.

Le CISSS s’est donc procuré 2 casques de réalité étendue HoloLens (1 à Hull et 1 à Gatineau). La technologue-monitrice qui accompagne l’élève les porte et tout ce qu’elle voit est transmis à l’enseignante ou l’enseignant en temps réel sur Teams, comme si elle ou il était à sa place.

Le CISSS a aussi acheté des modules qui permettent de raccorder l’appareil d’imagerie directement à Teams. (Pour les appareils Canon, c’est ApliGate. Pour les appareils Philips, c’est Collaboration Live.)  

Ainsi, sur Teams, nous voyons à la fois le flux de l’appareil (les images d’échographie, anonymisées) et le flux du casque porté par la technologue-monitrice.

Nous pouvons parler à la technologue sans que l’élève entende. Nous pouvons aussi parler à l’élève par le haut-parleur de l’ordinateur qui est dans la salle d’échographie. (Le CISSS a muni ses salles d’échographie de bureaux assis-debout Ergotron et d’ordinateurs portables dédiés à ce projet.)

Ce que je vois sur mes 2 écrans. L’écran de gauche montre le flux de l’appareil d’imagerie; l’écran de droite, celui du casque HoloLens.

Nous nous assurons toujours d’obtenir le consentement des patients et des patientes qui sont filmés. Même si rien n’est enregistré, ils et elles doivent tout de même être à l’aise avec le fait que l’enseignante ou l’enseignante les voie à distance.

Ce qui se passe en dehors de la salle

Comme je l’ai dit, quand la monitrice porte le casque HoloLens dans la salle d’échographie, nous voyons presque tout ce qui se passe dans la salle comme si nous y étions. La seule chose que nous ne voyons pas, c’est l’écran de l’ordinateur que la stagiaire regarde quand elle consulte le dossier du patient ou de la patiente. L’écran apparaît tout blanc dans le flux du casque HoloLens. Cela signifie malheureusement que nous ne pouvons pas évaluer la façon dont la stagiaire analyse le dossier du patient ou de la patiente.  

De plus, la monitrice ne peut pas sortir de la salle d’échographie avec le casque. D’une part, le bruit ambiant dans les corridors et les salles d’attente rendrait la captation sonore difficile. D’autre part, en sortant avec le casque, la monitrice filmerait inévitablement des personnes sans leur consentement.

Ainsi, à distance, nous ne pouvons pas voir la façon dont la stagiaire va à la rencontre des patients dans la salle d’attente et les accueille. Nous ne pouvons pas non plus assister aux discussions entre la stagiaire et le ou la médecin spécialiste.

Pour pallier ces problèmes, mes collègues et moi avons créé une grille d’évaluation pour les monitrices de stage. Cela leur permet d’évaluer:

• l’accueil du patient ou de la patiente
• l’analyse des données dans le dossier
• la discussion avec le ou la médecin
• etc.

Avec l’aide des monitrices, nous avons donc tout de même toutes les informations en main!

Superviser à distance et en présence

Malgré les possibilités offertes en virtuel, mes collègues et moi trouvons important de nous déplacer occasionnellement en personne. L’enseignante ou l’enseignant responsable du stage y va normalement pour la 1^re évaluation de l’année, à la mi-septembre. Il ou elle passe  1 journée complète à l’hôpital. (Ailleurs, les évaluations durent plutôt d’une demi-journée, ce qui fait que nous pouvons visiter 2 hôpitaux par jour.) Nous n’évaluons pas les stagiaires du CISSS de l’Outaouais davantage, mais si nous avons accès à une salle d’échographie (ce qui est assez fréquent étant donné le manque de personnel là-bas), nous réalisons le plus d’examens possible avec l’étudiante pour pouvoir l’accompagner et la former dans une variété de situations.

Cette visite en personne nous permet également de rencontrer les monitrices de stage. (Nous avons de la chance, car les mêmes monitrices reviennent depuis plusieurs années. Cependant, s’il faut travailler avec une nouvelle personne, c’est agréable de pouvoir la rencontrer en personne pour pouvoir clarifier nos attentes respectives et être sur la même longueur d’onde.)

L’enseignante ou l’enseignant parle aux étudiantes et aux monitrices toutes les 2 semaines pour prendre le pouls du stage.

Il est arrivé qu’une stagiaire outaouaise ait un peu plus de difficultés au cours de son stage que je supervisais. Grâce à la technologie à distance, j’ai pu m’ajouter des rencontres avec elle pour l’accompagner davantage. Elle se connectait sur Teams et me montrait les images (anonymisées) qu’elle avait prises plus tôt dans la semaine pendant un examen plus difficile et je pouvais commenter ses images et lui donner des conseils.

Tout cela est assez récent. C’est en 2023-2024 que tout a fonctionné pour la 1^re fois en échographie générale et en échographie obstétricale. Pour l’échographie cardiaque, nous testerons l’équipement pour la 1^re fois cet hiver, en 2025. En effet, les appareils d’échographie cardiaque ne viennent pas du même fournisseur que les autres (Canon en échographie générale et obstétricale, Philips en échographie cardiaque). Il faut donc des logiciels différents. Il faut aussi négocier avec toutes les entraves à la transmission de données entre institutions. (C’est l’équipe informatique du CISSS de l’Outaouais qui travaille sur ce dossier, en particulier Pascal Boudreau, conseiller cadre pilote en télésanté. Pascal s’est impliqué dans notre projet de supervision à distance depuis ses débuts.)

Étant donné que la supervision du stage en échographie cardiaque ne pouvait pas se faire à distance la dernière fois, je me suis déplacée 2 fois en Outaouais pendant la session d’hiver. Mais cette année, si tout va bien, je n’irai qu’une fois et les 4 autres évaluations de la session pourront se faire à distance.

L’équipe du CISSS de l’Outaouais est vraiment proactive et c’est un réel plaisir pour mes collègues et moi de travailler avec elle.

Un accueil enthousiaste

Autant les technologues en place au CISSS de l’Outaouais que nos stagiaires sont enthousiasmées par la technologie. L’équipe du CISSS est fière d’être pionnière. Les élèves, elles, sont rassurées de savoir que malgré la distance, il est plus facile pour elles de partager des images avec leur enseignant ou leur enseignant que pour les élèves en stage plus près de Rimouski. (Une fois, j’ai attrapé la COVID et je n’ai pas pu me rendre dans un hôpital évaluer une étudiante. Elle a dû m’envoyer un CD de ses images par la poste, avec tous les délais que cela implique… Avec la nouvelle technologie, l’enseignant ou l’enseignante peut visionner les images tout en discutant avec l’élève, en temps réel.)

D’autres applications des technologies impliquées

L’équipe du CISSS espère pouvoir utiliser les technologies impliquées dans ce projet à d’autres fins également. Par exemple, la réalité augmentée pourrait être utilisée pour la supervision à distance d’autres techniques que l’échographie, à travers les différents centres satellites du CISSS (Papineau, Maniwaki, etc.) Le CISSS a d’ailleurs déjà envoyé certaines de nos stagiaires faire des portions de stages à Papineau sans que cela change quoi que ce soit pour nous. Le CISSS a ainsi pu combler ses besoins en échographie de façon flexible.  

Mes collègues du programme Technologie de radiodiagnostic ont moins de difficulté à trouver des places de stage que moi, mais ce programme a quand même déjà placé une stagiaire en Outaouais. À l’époque, le casque de réalité augmentée n’était pas encore en fonction, mais l’enseignante avait tout de même réussi à faire l’évaluation du stage à distance. Le besoin d’accéder à une place de stage en radiodiagnostic en Outaouais ne s’est pas répété depuis ce moment.

Évidemment, l’acquisition du matériel nécessaire pour la supervision à distance (logiciels et casque) implique des coûts assez importants. Cependant, je pense que ces technologies pourraient libérer du temps dans tous les milieux de stage. Au lieu de monopoliser une technologue-monitrice à temps plein, l’enseignant ou l’enseignante pourrait guider les stagiaires à distance aussi. Dans le futur, cela pourrait ouvrir la porte à mon cégep pour collaborer avec de nouveaux milieux de stage loin de Rimouski!  

Pour moi, comme coordonnatrice de stage, ce serait un rêve d’avoir cette technologie dans tous mes milieux de stage et de pouvoir en faire bénéficier toutes les personnes stagiaires!