Séances d’accueil en vidéoconférence pour soutenir la persévérance : un projet-pilote du Cégep à distance

Le 7 février 2018, dans le cadre d’un atelier de perfectionnement du REFAD, une petite équipe du Cégep à distance est venue présenter le projet-pilote du secteur tutorat. Le Cégep à distance offre plus de 150 cours en formule asynchrone autoportante. Si la majorité des étudiants s’adapte bien à cette formule, d’autres semblent éprouver des difficultés et ne persistent pas dans leur cours. Parmi les facteurs d’abandon évoqués, le sentiment d’isolement, les horaires atypiques et la perception d’auto-efficacité des étudiants semblent constituer les plus grands défis.

Le secteur du tutorat du Cégep à distance a donc mis en place un projet pour attaquer de front ces différents enjeux. Avec son projet « Partir du bon pied », où les nouveaux étudiants sont conviés à une séance d’accueil par vidéoconférence avec leur tuteur, le Cégep à distance espère renforcer la relation pédagogique et soutenir la persévérance et la réussite des étudiants.

Mise en contexte du projet

L’atelier de perfectionnement en ligne, intitulé « Des séances d’accueil synchrones en visioconférence pour soutenir la persévérance des étudiants en formation asynchrone autoportante », était animé par :

• Marie-Michèle Rhéaume, conseillère pédagogique et chargée de projets au secteur tutorat
• Sabrina Boisvert, tutrice-accompagnatrice
• Philippe Mangerel, tuteur-accompagnateur
• Stéphanie Facchin, chargée de projets de recherche

Le projet-pilote fait partie des différentes mesures d’encadrement mises en place par le Cégep à distance dans son nouveau plan de développement stratégique. La première a été d’engager 3 tuteurs professionnels qui, contrairement aux autres tuteurs, se consacrent à cette tâche à temps plein. Les objectifs du projet sont :

• De favoriser la persévérance des étudiants
• De leur offrir un soutien personnalisé
• De les aider à rester motivés dans leurs études à distance

Déjà lors du projet Devoir+, qui portait sur l’impact des rétroactions technologiques sur la persévérance et la réussite, plusieurs étudiants avaient exprimé un besoin d’accompagnement ponctuel pour soutenir leur motivation et leur confiance à différents moments du cours. Le projet « Partir du bon pied » répond à ce besoin en proposant 4 champs d’intervention :

• Séance d’accueil (vidéoconférence avec le tuteur au début du cours)
• Relance (inviter l’étudiant à remettre le premier devoir, à contacter le tuteur s’il a des questions ou à s’inscrire à l’examen)
• Encadrement (disponibilité accrue du tuteur professionnel et utilisation d’un agenda électronique de prise de rendez-vous)
• Rétroaction audio et vidéo (en plus des commentaires écrits, suivant les recommandations du projet Devoir+)

« Partir du bon pied » avec des séances d’accueil personnalisées

Les cours du Cégep à distance sont offerts en mode asynchrone et autoportant. Les étudiants reçoivent le matériel de cours et le complètent par eux-mêmes, souvent sans l’intervention du tuteur. Il peut en découler un sentiment d’isolement. Les séances d’accueil par vidéoconférence, d’une durée d’environ 30 minutes, ont donc été prévues pour :

• Présenter la matière et expliquer la pertinence des tâches à effectuer dans le cours
• Établir un premier contact avec l’étudiant et encourager sa participation
• Renforcer le sentiment de compétence et d’auto-efficacité de l’étudiant par rapport au cours et à sa capacité de le réussir

Lors des premiers essais du projet-pilote (été et automne 2017), peu d’étudiants se sont présentés aux séances d’accueil. Plusieurs facteurs expliquent ce phénomène :

• Les étudiants du Cégep à distance ont souvent des réalités différentes de la clientèle des cégeps. Ils sont plus nombreux à concilier des responsabilités diverses et ne sont pas toujours disponibles aux moments prévus pour les séances d’accueil.
• Certains étudiants ne sont pas intéressés par cette séance. Ils veulent étudier en asynchrone et s’adaptent très bien à cette modalité.
• Le courriel de bienvenue envoyé aux étudiants au début du cours était trop compliqué. Il comprenant notamment plusieurs fichiers joints, de longs messages explicatifs et une vidéo. L’information était dense et les étudiants ne répondaient pas à l’invitation pour joindre les séances d’accueil, qui restaient vides.

Malgré tout, l’équipe du projet-pilote était persuadée de la pertinence des séances d’accueil. Elle a redoublé d’efforts afin d’en revoir les modalités et d’assurer son succès :

• Le courriel de bienvenue a été considérablement simplifié pour que l’information soit facile à trouver et à comprendre.
• La séance d’accueil y est présentée comme une étape essentielle du cours.
• Les disponibilités des tuteurs sont facilement accessibles par un lien menant à leur agenda électronique. L’étudiant n’a qu’à choisir le moment qui lui convient. Le choix de l’outil s’est porté sur SuperSaas, puisque l’étudiant n’a pas besoin de créer un compte pour y accéder.
• Pour aplanir les difficultés techniques, plusieurs plateformes de vidéoconférence ont été testées. L’application Zoom a été retenue.

La relation pédagogique au coeur de la séance d’accueil

Pour les étudiants suivant un cours de manière complètement autonome, le tuteur peut représenter une figure abstraite. L’objectif des séances d’accueil est aussi de jeter les bases d’une relation pédagogique plus concrète. Les tuteurs ont défini un canevas pour les séances d’accueil, mais chacun peut les personnaliser. Sabrina Boisvert laisse une grande place à l’improvisation pour que l’étudiant sente qu’il a la liberté de s’exprimer. Elle explique également à quoi s’attendre aux étudiants qui en sont à leur premier cours avec le Cégep à distance.

Les tuteurs abordent franchement le sentiment d’isolement et de découragement pouvant affecter les étudiants. Une part importante de la séance d’accueil consiste à rappeler aux étudiants que le tuteur est aussi là pour les soutenir émotivement.

Une image montrant des intérêts personnels et une citation qu’affectionne Sabrina Boisvert, tutrice en littérature au Cégep à distance. Les étudiants voient ce montage avant le début de la séance d’accueil avec Sabrina. (Source)

Une fois ce premier lien créé, la séance d’accueil mène souvent à d’autres rencontres synchrones. Les tuteurs remarquent que les étudiants arrivent bien préparés et que les rencontres sont efficaces.

Les effets de la séance d’accueil sur la persévérance des étudiants

Stéphanie Facchin mène une étude pour mesurer l’impact des séances d’accueil sur la persévérance des étudiants. Chaque intervention des tuteurs, auprès de chaque étudiant, est recensée dans une base de données.

L’un des indicateurs observés est le taux de désinscription. À l’été et à l’automne 2017, Stéphanie a constaté que les étudiants présents à la séance d’accueil avaient un taux de désinscription plus élevé que ceux qui n’y avaient pas participé. Heureusement, la tendance s’est complètement renversée depuis que la séance d’accueil a été simplifiée et davantage personnalisée.

Un sondage envoyé aux étudiants après la séance d’accueil a également permis de recueillir des données sur leur perception quant à l’utilité de cette séance, sur leur degré de satisfaction et sur leurs intentions par rapport au cours.

Une diapositive montrant quelques résultats préliminaires obtenus par sondage. La grande majorité des étudiants sondés ont trouvé la séance d’accueil très utile et se disent déjà engagés dans leur cours. Presque tous les étudiants sondés ont l’intention de poursuivre et de réussir leur cours. (Source)

Pour l’instant, seul un petit nombre d’étudiants a répondu au sondage. La cueillette de données se poursuivra pendant la session d’hiver 2018.

Vous souhaitez en apprendre davantage au sujet de ce projet-pilote? Consultez le diaporama complet de la présentation ou visionnez l’atelier du REFAD sur YouTube.