De la prise de notes à la gestion des connaissances

Quoi de plus anodin que de prendre des notes? Et qu’y a-t-il de plus compliqué que de gérer une base de connaissances? Pourtant, entre la simple prise de notes et la gestion des connaissances se situe un vaste champ des possibles.

Sans fausse note

Anthropologue de formation et ayant enseigné diverses disciplines ethnographiques pendant 20 ans, j’accorde beaucoup d’importance à la diversité des approches de la prise de notes. Si le stéréotype du terrain anthropologique nous représente souvent avec un stylo et un carnet de notes, nous utilisons désormais de nombreux outils et méthodes pour colliger les informations dont nous nous servons dans nos recherches.

Un homme prend des notes manuscrites devant un groupe de personnes effectuant des fouilles. (par Defense POW/MIA Accounting Agency fait partie du domaine public CC PDM 1.0)

Chaque méthode et chaque outil a ses avantages et ses inconvénients. D’ailleurs, le concept anthropologique de « technologie » est très vaste puisqu’il inclut tout outil développé par l’être humain pour agir avec son environnement ainsi que la connaissance liée à cet outil et les usages que nous en faisons. Ainsi, un simple crayon appelle tout un système technologique.

Prendre des notes sur une tablette tactile offre bien des avantages, y compris la possibilité de combiner des notes manuscrites à des ressources numériques partagées avec une classe.

Une gamme complète

Les notes que nous prenons sont des éléments d’information qui dépendent d’un contexte. Vous utilisez probablement des abréviations lorsque vous prenez des notes. Hors contexte, il peut être bien difficile de tracer la référence de certaines de ces abréviations. Un processus similaire s’applique à n’importe quelle donnée numérique : si la suite de caractères « A432 » n’a aucun sens dans l’abstrait, on comprend très bien sa référence s’il s’agit d’une cellule dans un tableur ou la fréquence, en Hertz, de la note la.

La gestion des connaissances propose une approche très structurée de chaque donnée.

Pour ma prise de notes, depuis le début de l’année 2022, j’utilise Obsidian [en anglais] qui m’a été suggéré par Dominic Boisvert, archiviste et membre du Réseau des leaders REL. Il s’agit d’un logiciel de bases de connaissances qui est à la fois simple et flexible. Son usage éducationnel est complètement gratuit et, contrairement à beaucoup d’outils gratuits dans notre secteur d’activité, il n’utilise aucune donnée personnelle. Obsidian utilise le texte brut en format Markdown pour les fichiers qu’il crée ou importe.

Puisque ce format est lisible avec n’importe quel éditeur de texte, les données colligées dans Obsidian ne sont pas prisonnières de l’application. De plus, les balises Markdown sont utilisées par plusieurs autres logiciels, ce qui en facilite l’usage et l’apprentissage. C’est un peu comme pour l’utilisation du format LaTeX pour les équations mathématiques : cet usage est si répandu qu’il permet une appropriation rapide de nouveaux outils qui le mettent à profit, comme c’est le cas de PreTeXt pour créer des manuels libres. (D’ailleurs, Obsidian accepte le format LaTeX.)

Contrairement à LaTeX, Markdown est d’une simplicité désarmante:

• astérisques pour les listes à puces
• balise fermante pour les blocs de citations
• croisillon pour les entêtes
• etc.

Avec un brin de pratique, le format s’inscrit tellement dans nos habitudes qu’on s’attend à ce qu’il soit utilisé partout. D’ailleurs, plusieurs de ces balises sont fonctionnelles dans Microsoft Teams ou même sur Facebook.

Comme il s’agit de fichiers en texte brut, je n’ai qu’à synchroniser un dossier entre divers ordinateurs pour avoir accès aux données contenues dans Obsidian.

Des plugiciels gratuits (et, pour la plupart, libres) améliorent les fonctionnalités d’Obsidian. Par exemple, le format Markdown permet de préparer des documents de présentation et un module d’Obsidian permet de basculer vers un mode de présentation. Un plugiciel libre augmente ce module en adjoignant diverses fonctions y compris certaines permettant l’annotation des diapositives [en anglais].

Il est aussi possible d’utiliser Obsidian pour la gestion de tâches et de bonifier cet usage à l’aide d’autres plugiciels libres [en anglais].

Avant Obsidian, j’utilisais surtout OneNote pour ma prise de notes. Après quelques manipulations, j’ai pu convertir toutes mes notes OneNote vers Obsidian, tant en format Markdown qu’en PDF.

Jusqu’ici, on ne parle que de prise de notes. Là où Obsidian se transforme en logiciel de base de connaissances, c’est à travers les métadonnées et les liens entre fichiers. Les bases de données d’Obsidian, les « voûtes », sont des dossiers qui comprennent à la fois des fichiers Markdown et des fichiers joints, ainsi que des données structurées présentes dans chaque fichier.

Semblable à un wiki, il suffit d’ajouter des crochets doubles à un mot ou une phrase ([[expression]]) pour créer un nouveau fichier avec un lien interne depuis le fichier qui contient ces caractères. Les liens entrants et sortants sont répertoriés pour chaque document présent dans Obsidian. La structure de ces liens entre documents génère aussi une représentation graphique qui facilite la gestion de nos fichiers et des informations qu’ils contiennent.

Représentation graphique d’un réseau de liens entre documents présents dans une voûte Obsidian

Pour insérer un lien vers un fichier existant, il suffit de taper des crochets doubles et quelques caractères du nom du fichier pour faire apparaître la recherche progressive et sélectionner le fichier désiré. Il est même possible de créer un lien direct vers un entête contenue dans ce fichier en ajoutant le croisillon.

Recherche progressive faite dans Obsidian

En tapant un arobas, on peut avoir accès à un choix de dates en anglais (today, tomorrow, Friday), ce qui insère une note pour cette date avec des liens entre des notes qui se réfèrent à cette même date. Certaines fonctions permettent de regrouper les tâches et autres informations pertinentes pour chaque date. Un raccourci permet d’insérer automatiquement la date et l’heure complète, ce qui est bien utile pour identifier un point important dans une rencontre qui est enregistrée.

Le croisillon permet aussi d’étiqueter des éléments par mot-clic et un simple raccourci permet d’effectuer une recherche rapide pour ce mot-clic dans tous les fichiers de la voûte qui le contiennent.

Vers la base de connaissances

L’usage de métadonnées permet de transformer une voûte Obsidian en une puissante base de données, surtout avec le plugiciel Dataview [en anglais].

C’est ici qu’on arrive aux choses compliquées: des lignes de code à insérer dans des notes pour effectuer des requêtes à travers la base de données.

Une telle base de données aide à concevoir l’ensemble des informations contenues dans une voûte en tant que base de connaissances. Les notes d’une rencontre au cours de laquelle plusieurs concepts ont été discutés permettent d’ancrer ces concepts à travers divers documents. Ici encore, comme un wiki personnel.

Pour l’instant, mon appropriation du logiciel s’arrête ici.

En explorant des fonctionnalités simples, j’ai développé une pratique de la prise de notes que je peux transférer dans d’autres logiciels, y compris OneNote, comme:

• la notion de « cartographier » les liens entre les notes
• l’insertion de dates
• l’utilisation du mot-clic pour harmoniser mes usages d’un même concept ou projet à travers plusieurs notes

Et vous, utilisez-vous un logiciel de ce genre pour votre prise de notes? Avez-vous mis en place une manière de créer votre propre base de connaissances ? J’ai hâte de vous lire dans la section Commentaires !