Une expo-sciences entièrement à distance!

Pour organiser un événement d’envergure ouvert à des participants externes, et ce, sans frais, j’ai utilisé l’extension «présentation en direct» de Teams (Teams live event). Pour une expo-sciences ou un colloque étudiant, je vous la recommande!

La fonction «présentation en direct» de Teams pour faire rayonner le talent des étudiants

Dans la technique en Technologie des procédés et de la qualité des aliments offerte à l’Institut de technologie agroalimentaire du Québec (ITAQ), campus de Saint-Hyacinthe, les étudiants doivent réaliser un projet de fin d’études en collaboration avec des entreprises du domaine alimentaire. Le projet se termine habituellement par un exposé en présentiel. La pandémie a obligé mes collègues enseignants et moi à repenser notre fonctionnement.

Après avoir annulé la toute première édition de notre événement en 2020, nous pensions pouvoir revenir à la formule habituelle en présentiel en 2021, mais plus la session d’hiver avançait, plus il devenait difficile de jongler avec les différentes exigences de la santé publique. Nous avons donc décidé d’organiser un événement entièrement à distance en mars 2021.

J’avais eu vent de l’extension «présentation en direct» de Teams (Teams live event) au début de la pandémie où des enseignants universitaires aux États-Unis avaient choisi cette fonction pour diffuser leurs exposés magistraux à leurs larges groupes, ce qui était initialement plus complexe avec les premières versions de Teams.

Comme organisateur de l’expo-sciences, j’ai choisi l’extension «présentation en direct» de Teams, car :

• elle donne un caractère professionnel à notre expo-sciences
• il est possible d’inviter des personnes externes au groupe et à l’ITAQ (futurs employeurs, parents et amis)
• puisqu’elle est intégrée à la suite Microsoft Teams, l’extension est gratuite (pour pouvoir y accéder, il faut simplement que l’administrateur Teams de votre collège permette l’accès)

Organiser un événement de grande envergure

L’organisation d’une expo-sciences dans un très court laps de temps m’a sorti de ma zone de confort. En quelques semaines, mes collègues et moi avons envoyé des invitations à différentes entreprises de l’industrie agroalimentaire et avons partagé l’événement au sein de notre réseau. Les étudiants finissants ont également lancé l’invitation à leurs parents et amis.

Dans notre programme, plusieurs étudiants ont des parcours scolaires atypiques. Plusieurs font des retours aux études. Cette activité a permis à leur famille de voir le fruit de tous leurs efforts. D’ailleurs, cette formule à distance a permis à la famille d’une étudiante, en direct du Sénégal, d’assister à sa présentation et de constater tout ce qu’elle a réalisé au cours de ses études au Québec.

Habituellement, seul le corps professoral pouvait assister aux exposés finaux, mais dans la nouvelle mouture de notre événement, ce sont plus de 55 personnes qui y ont participé, ce qui a permis à nos 23 finissants de montrer leur savoir-faire devant un auditoire élargi.

Intérêt pédagogique de l’exposition

L’expo-sciences est une chance pour nos étudiants de mettre à profit un savoir-être essentiel à leur future profession. Plusieurs étudiants seront amenés à communiquer des informations à de potentiels clients ou à animer des kiosques lors de salons alimentaires, donc cette expo-sciences est une occasion de mettre de l’avant leur capacité à vulgariser et à synthétiser l’information.

En 5 minutes, les étudiants ont dû présenter leur projet de fin d’études sur lequel ils ont travaillé durant la dernière année de leur formation et valider ou infirmer leurs hypothèses initiales.

Cette activité était formative, mais obligatoire. S’exprimer en public est déjà une source de stress et le faire à distance devant un écran d’ordinateur n’est pas naturel pour bien des étudiants. De plus, le fait de s’adresser à de futurs employeurs est également stressant. L’équipe du programme et moi avons convenu que l’activité devait être formative pour éviter que les étudiants se sentent jugés et évalués tout au long de leur exposé.

L’expo-sciences s’est avérée être une des itérations liées à la présentation des projets de fin d’études qui consistaient à l’élaboration d’un produit alimentaire:

1. Élaboration de la présentation orale et d’une affiche avec PowerPoint
2. Première rencontre formative des étudiants avec l’enseignant qui supervise leur projet pour présenter leur exposé et réajuster certains éléments au besoin
3. Dépôt des affiches dans Teams pour me permettre de faire un montage de toutes les affiches en prévision de l’expo-sciences
4. Rencontre préparatoire des étudiants avec moi pour qu’ils pratiquent une première fois leur présentation avec leur affiche et m’indiquent à quel moment je devrai zoomer sur certains éléments de celle-ci lors de leur présentation. De plus, cette rencontre avait pour but de leur présenter la plateforme événementielle et de leur expliquer le déroulement de l’activité.
5. Présentation de 5 minutes dans le cadre de l’expo-sciences devant de futurs employeurs, leurs familles, leurs pairs, les enseignants du programme et les étudiants de 2e année
6. Rétroaction constructive offerte par les étudiants de 2e année
7. Élaboration de l’exposé final sommatif de 20 minutes dans lequel les étudiants transmettent les informations techniques et leur protocole de recherche et remettent leur rapport technique devant une équipe d’enseignantes et d’enseignants du programme.

Dans le cadre de l’expo-sciences, le but était que les étudiants vulgarisent leur projet de recherche pour que monsieur et madame Tout-le-Monde le comprennent bien et aient envie de goûter au produit alimentaire qu’ils auront développé.

Gérer un événement à distance avec l’extension «présentation en direct» de Teams

Notre expo-sciences a été une belle réussite, mais cela a demandé un travail de logistique considérable en amont.

J’ai regroupé toutes les affiches dans un même PowerPoint. Je pouvais moi-même faire un partage d’écran pendant tout l’événement, alors que les étudiants prenaient la parole à tour de rôle.

J’ai défini l’ordre des participants à l’avance. J’ai demandé à chaque étudiant d’allumer sa caméra 2 présentations avant la sienne. Ainsi, je pouvais, en tant que producteur de l’événement en direct, voir les étudiants dans la plateforme de visioconférence et allumer leur micro au fil de l’événement. Nous avons pu éviter les temps morts.

En guise d’introduction à l’événement, j’ai préparé un petit discours d’ouverture que j’ai lu sur ma tablette qui m’a servi de téléprompteur. Je voulais être certain de respecter le temps imparti, car nous avions 23 présentations. L’événement a duré 2h15.

La plateforme est en soi très simple d’utilisation. Il n’y a qu’un seul bouton qu’il faut éviter: le bouton rouge «End event», car si l’on clique dessus, on met fin de manière abrupte à l’événement et expulse tous les participants.

Le mode «présentation en direct», en plus d’être gratuit, n’a aucune limite de participants. Cela permet d’inviter autant de gens externes à l’ITAQ que désiré. De plus, les participants peuvent clavarder entre eux de manière publique ou privée, ou poser leurs questions dans la «foire aux questions». Le clavardage privé m’a été utile pour rappeler à certains étudiants d’allumer leur caméra à l’avance lorsqu’ils l’oubliaient.

Tout le département a rapidement sauté à pieds joints dans ce projet un peu fou et nous avons pu offrir une belle vitrine à nos étudiants finissants et montrer à nos étudiants de 2e année ce qu’ils allaient réaliser l’an prochain.

Une 2^e édition de l’expo-sciences dès l’an prochain!

Tant les participants, les étudiants que le corps enseignant ont grandement aimé cette édition virtuelle de l’expo-sciences. Nous avons pu rejoindre beaucoup de futurs employeurs qui ne se seraient peut-être pas déplacés si nous avions tenu notre activité en présence.

Le département est déjà en train de plancher sur la 2^e édition de l’expo-sciences. Nous aimerions y intégrer un peu plus d’interactivité. Par exemple, pourquoi ne pas laisser les participants voter pour leur présentation coup de cœur? De plus, nous réfléchissons à la possibilité d’offrir l’événement en mode hybride, à la fois en présence et à distance.

Le département est très fier de ses étudiants finissants qui ont montré un grand sérieux et une rigueur dans la réalisation de leur projet de fin d’études. Ils ont su faire brillamment rayonner l’ITAQ.