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2 décembre 2020

Utiliser des macros pour rendre la correction dans Microsoft Word plus rapide et plus facile

Ce texte a initialement été publié par Profweb sous licence Creative Commons Attribution – Pas d’utilisation commerciale 4.0 International, avant la création d’Éductive.
Cette page « Outil numérique » est une traduction d’un texte paru dans le volet anglophone de Profweb.
Si vous travaillez avec un autre logiciel de traitement de texte que Microsoft Word, sachez que Profweb a déjà publié différents textes présentant des astuces pour faciliter et accélérer le processus de correction et de rétroaction, dont:

Quand vient le temps de corriger, les options clés en main offertes par Microsoft Word sont intéressantes, mais chronophages. Surligner, commenter ou rayer des mots requiert de nombreux clics ou frappes. Cela devient rapidement lassant, surtout quand on travaille sur de longs documents.

Heureusement, Word offre une façon de rendre ce processus plus efficace: les macros. Les macros vous permettent de programmer n’importe quelle séquence de clics et de frappes et de leur associer une combinaison de touches de votre choix. En d’autres termes, avec les macros, vous pouvez surligner un mot de la couleur de votre choix ou insérer un commentaire pré-écrit simplement avec une combinaison de touches. Ce processus d’automatisation rend la correction considérablement plus facile et permet d’économiser beaucoup de temps!

Comparaison côte à côte du processus de surlignement d’un mot dans Word sans macro (à gauche) et avec macros (à droite)

Les macros sont hautement personnalisables. Vous pouvez ainsi donner rapidement et efficacement des rétroactions claires et précises à vos étudiants pour qu’ils puissent facilement identifier et corriger leurs erreurs. Tout le monde est gagnant!

Pour quelqu’un qui ne connait pas la programmation, le menu des macros de Word peut être intimidant. Ce tutoriel vous fournira un guide étape par étape pour mettre en place vos propres macros et commencer à corriger plus rapidement et efficacement.

Le menu de création de macros dans Word peut être intimidant.

Étape 1: Créez vos macros

Le menu « Macros » se trouve dans le ruban « Affichage » de Word. Pour accéder au menu de création de macros, cliquez sur le bouton « Macros ». Pour créer une nouvelle macro, donnez-lui un nom (sans espace). (Ce nom sera remplacé plus tard par le nom que nous donnerons officiellement à la macro dans le code). Puis, cliquez sur « Créer ».

Dans le ruban « Affichage », cliquez sur le bouton « Macros ». Tapez quelques lettres au hasard (sans espace) dans la boîte « Nom de la macro», puis cliquez sur « Créer ».

Voici un document texte qui contient toutes les macros dont il est question dans ce tutoriel. Si vous ne désirez pas personnaliser vos macros, vous pouvez copier-coller le contenu de ce fichier dans le menu de création de macros de Word.
Après avoir cliqué sur « Créer », copiez-collez le contenu du fichier dans la boîte Microsoft Visual Basic qui apparaît, puis cliquez sur « Enregistrer » (icône de disquette). Fermez ensuite la boîte Microsoft Visual Basic pour retourner à votre fichier Word.
Vous êtes prêt à passer directement à l’étape 2: associer vos macros à une combinaison de touches.

Surlignement

La première macro que nous allons créer surlignera un mot ou du texte sélectionné. Jumelée à un code de correction, cette macro vous permettra d’aider vos étudiants à comprendre leurs erreurs tout en économisant beaucoup de temps.

Pour créer une macro pour surligner du texte, copiez-collez le code suivant dans le menu de création de macros.

Sub ZSurlignementJaune()
Selection.range.HighlightColorIndex = wdYellow
End Sub

Le mot qui suit « Sub » sur la première ligne est le nom de notre macro, que nous utiliserons plus tard pour associer la macro à une combinaison de touches. Puisque j’ai déjà une longue liste de macros dans Word, je choisis de faire commencer tous les titres de mes macros en lien avec la correction par la lettre Z, pour pouvoir les retrouver facilement au bas des listes alphabétiques.

Sur la deuxième ligne, le « = wdYellow » indique la couleur du surlignement. Les 5 couleurs que j’utilise pour mon surlignement sont « Yellow », « BrightGreen », « Turquoise », « Pink » et « Red », parce que ce sont les couleurs les plus visibles parmi les couleurs de base disponibles qui permettent de bien lire les caractères noirs. Copiez le code ci-dessus et remplacez le nom de la couleur dans le nom de la macro et après le « =wd » pour avoir plusieurs options de surlignement.

C’est possible de créer une macro qui enlève le surlignement d’un mot, ce qui est utile quand on fait une erreur. Pour cela, copiez-collez le code suivant dans l’outil de création d’une macro.

Sub ZEnleverSurlignement()
Selection.range.HighlightColorIndex = wdNoHighlight
End Sub
Voici de quoi ont l’air vos macros de surlignement quand vous avez terminé l’étape précédente.

Insérer des commentaires pré-écrits

Il est possible d’utiliser des macros pour insérer un commentaire prédéterminé dans la marge du fichier, ce qui est utile pour relever des erreurs courantes. Ici, j’utilise une macro pour indiquer qu’un passage manque de clarté. Vous pouvez personnaliser et préciser le texte du commentaire pour l’adapter à vos besoins.

Sub ZClarte()
Selection.Comments.Add range:=Selection.range
Selection.TypeText Text:= »Manque de clarté; révisez svp. »
ActiveWindow.ActivePane.Close
End Sub

Cette macro crée, en marge du texte sélectionné, une bulle de commentaires contenant « Manque de clarté; révisez svp. ». Pour personnaliser le commentaire, changez le texte entre les guillemets sur la ligne « Selection.TypeText Text:=».

En tant qu’enseignant d’anglais langue seconde, quelques-uns des commentaires préprogrammés que j’utilise souvent sont « Unclear », « Sentence fragment », « Word missing », « Word order », « New sentence » et « New paragraph ». Ces 6 commentaires couvrent environ 90% des erreurs de syntaxes et de structure que je rencontre régulièrement, ce qui me laisse l’énergie et la patience de taper des commentaires plus détaillés quand ils sont requis.

Vous pouvez créer autant de macros de commentaires que vous voulez. Donnez-leur des noms différents en remplaçant « ZClarte », entre « Sub » et « () », et en inscrivant un texte différent entre les guillemets après « Selection.TypeText Text:=».

Barrer du texte

La dernière macro que je vous propose de créer raye le texte sélectionné et change la couleur de sa police.

Sub ZBarrerRouge()
Selection.Font.Color = RGB(255, 0, 0)
Selection.Font.StrikeThrough = True
End Sub

Cette macro barre le texte sélectionné et le fait apparaître en rouge. Je l’utilise pour identifier les mots qui doivent être supprimés d’une phrase. Vous pouvez changer la couleur du texte en modifiant les valeurs RGB dans le code. Par exemple, (0, 255, 0) donne du vert et (0, 0, 255), du bleu.

Étape 2: Associez vos macros à une combinaison de touches

Une fois que vous avez programmé vos macros, vous devrez les assigner à des touches spécifiques pour ne pas avoir à ouvrir le menu des macros chaque fois que vous voulez en utiliser une.

Dans le menu « Fichiers », cliquez sur « Autres », puis « Options » (ou directement sur « Options », selon la version de Word que vous utilisez). Puis, cliquez sur « Personnaliser le ruban ». Cliquez ensuite sur le bouton « Personnaliser… » à côté de « Raccourcis clavier ».

Accéder au menu qui permet d’associer les macros à des raccourcis clavier.

Dans la boîte qui apparaît, faites défiler le menu de gauche et sélectionnez « Macros ». Puis, faites défiler le menu de droite pour trouver les macros que vous avez créées. (Si vous avez choisi des noms qui commencent par des Z comme moi, vous pourrez les trouver facilement au bas de la liste.)

Sélectionnez une macro, puis cliquez dans la boîte « Nouvelle touche de raccourci ». Puis, enfoncez simultanément les touches que vous voulez associer à la macro. J’ai décidé d’associer toutes mes macros à une combinaison de CTRL + ALT + une lettre du côté gauche du clavier, de sorte que je peux enfoncer les touches simultanément d’une seule main. Tout est une question d’optimisation!

Comment personnaliser la combinaison de touches associées à vos macros.

Une fois cette étape terminée, toutes vos macros sont à portée de vos doigts et vous êtes prêts à commencer à corriger plus rapidement et plus efficacement!

À propos de l'auteur

Simon Côté-Massicotte

Simon est rédacteur et éditeur pour Éductive et enseigne l’anglais langue seconde au Cégep Limoilou. Il est passionné de littérature et est détenteur d’un baccalauréat en études anglaises de l’Université Laval. Il est mu par le désir d’améliorer l’expérience d’apprentissage de ses étudiants et ses intérêts pour la pédagogie numérique incluent l’apprentissage actif et la ludification.

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Josée Brabant
Josée Brabant
4 décembre 2020 13h42

Merci pour ce tutoriel très utile! Je comprends enfin à quoi servent les macros! Petite précision: avec Word pour Mac, la création de raccourcis clavier ne se fait pas dans le même menu: https://support.microsoft.com/fr-fr/office/créer-un-raccourci-clavier-personnalisé-pour-word-pour-mac-3e865725-831c-4b45-9187-eeaf896fa110 J’ai presque hâte de corriger des copies pour tester ça!

Michel Lalumière
Michel Lalumière
9 décembre 2020 13h24

Bonjour,

J’ai testé votre code, et ça fonctionne très bien! Voici deux petites corrections, puisque le rouge et le bleu ont été inversés dans le code.

Merci beaucoup!

——————————————————————————————–

‘Macro qui raye le texte sélectionné et le met en bleu
Sub ZBarrerBleu()
Selection.Font.Color = RGB(0, 0, 255)
Selection.Font.StrikeThrough = True
End Sub

‘Macro qui raye le texte sélectionné et le met en rouge
Sub ZBarrerRouge()
Selection.Font.Color = RGB(255, 0, 0)
Selection.Font.StrikeThrough = True
End Sub

Krystel Boucher
Krystel Boucher
10 décembre 2020 15h50

Bonjour! Petite question… Est-ce que ces macros sont visibles dans un document PDF? (Par exemple, en premier lieu, vous faites vos corrections dans Word et ensuite modifiez le format en PDF.) Merci! J’ai bien hâte d’utiliser des macros!

Catherine Rhéaume
Catherine Rhéaume
10 décembre 2020 17h16

Oh! Merci pour le signalement, M. Lalumière! J’ai fait la correction dans le texte et dans le fichier txt. (C’est mon erreur; c’est moi qui ai traduit le texte de Simon! Toutes mes excuses!)

Catherine Rhéaume
Catherine Rhéaume
10 décembre 2020 17h20

Oui! Les macros proposées ici servent à modifier le formatage du texte. Une fois le texte modifié, si vous enregistrez ou imprimez votre fichier Word en format PDF, alors le texte apparaîtra dans le fichier PDF de la même façon que dans Word. En d’autres mots, si vous barrez un mot en rouge dans Word à l’aide de l’une des macros proposées ici, il sera aussi barré en rouge dans le fichier PDF que vous produirez ensuite.

Catherine Rhéaume
Catherine Rhéaume
10 décembre 2020 17h21

Merci beaucoup pour ce complément d’information!

Nicolas Sylvestre
Nicolas Sylvestre
11 décembre 2020 13h38

Bonjour,

J’aimerais savoir quelles logiciels vous utilisez pour créer les gifs animés présente dans cette article.

Je travaille pour l’Université UQAM et je tente d’obtenir le même effet.

Catherine Rhéaume
Catherine Rhéaume
11 décembre 2020 16h35

Bonjour!
C’est moi qui ai créé les gif en français, avec le logiciel payant Camtasia. Toutefois, dans la version originale anglaise du texte, l’auteur, mon collègue Simon Côté-Massicotte, a utilisé une version payante de Screencast-O-Matic (ça fonctionnerait aussi avec la version gratuite, mais un logo apparaîtra dans un coin). Il y a plusieurs autres outils de vidéocaptures d’écran qui existent. Des vidéos peuvent être transformés en gif avec ezgif.com.

Marielle Grenier
Marielle Grenier
3 février 2021 20h39

Bonjour! J’aimerais faire des macros qui me permettent de souligner en bleu et en rouge. Pouvez-vous m’aider avec le code? Merci.

Catherine Rhéaume
Catherine Rhéaume
3 février 2021 22h03

Voilà!

‘Macro qui souligne le texte sélectionné et le met en bleu
Sub ZSouligneRouge()
Selection.Font.Color = RGB(255, 0, 0)
Selection.Font.Underline = True
End Sub

‘Macro qui souligne le texte sélectionné et le met en rouge
Sub ZSouligneBleu()
Selection.Font.Color = RGB(0, 0, 255)
Selection.Font.Underline = True
End Sub

Marie Martineau
Marie Martineau
8 novembre 2021 8h23

Bonjour,
y a-t-il moyen de conserver les macros malgré les mises à jour de Windows et autres? J’ai remarqué que je perdais mes macros au moins une fois par année et je me demandais si, par exemple, on enregistrait en .dotm ou .docm ça changeait qqch, ou encore si on programmait les macros dans Office 365 en ligne, si on pouvait ainsi éviter de perdre nos macros.

Simon Côté-Massicotte
Simon Côté-Massicotte
8 novembre 2021 8h24

Bonjour madame Martineau,

Pour ma part, j’utilise les macros depuis maintenant deux ans et je n’ai pas encore eu besoin de les mettre à jour ou de les changer.

Pour ce qui est d’avoir accès à vos macros sur tous vos appareils, il semble y avoir deux options viables.

1) Microsoft Visual Basics, le logiciel de création et d’édition de macros, vous permet, en cliquant sur « File » ou « Ficher » dans le coin supérieur gauche d’exporter vos macros sous format « .bas ». Il ne suffirait donc par la suite que de sauvegarder ce fichier dans votre OneDrive ou sur une clé USB et d’ouvrir ce fichier sur toute nouvelle machine sur laquelle vous voulez faire de la correction.

2) Plus simplement, et comme je l’ai fait pour mon article original, vous pouvez seulement sélectionner l’entièreté du texte de vos macros (CTRL+A, ou sélectionner tout à la mitaine) et copiez le texte dans WordPad afin de créer un fichier .txt que vous pourrez sauvegarder dans votre OneDrive et copier/coller dans Visual Basics sur toutes nouvelles machines que vous utiliserez.

Personnellement, je ne sais pas si Office 365 conserve les macros sur toutes les instances du logiciel que vous utilisez (je ne sais pas s’ils sont sauvegardé en infonuagique ou bien localement sur votre ordinateur). N’étant pas encore confortable avec Office 365, c’est une fonction que je n’ai pas encore explorée comme je préfère tout faire à la main. Peut-être qu’un autre utilisateur pourrait confirmer ou infirmer qu’il y a possibilité de sauvegarder les macros dans le «cloud» plus simplement.

Merci beaucoup pour votre intérêt pour notre article et bonne journée,

Simon