Centraliser les communications sur Teams pour offrir un meilleur encadrement aux étudiants

Dans le programme de Techniques de bioécologie, les étudiants de 3e année doivent mettre sur pied un projet de recherche qui s’échelonne sur 2 cours, Initiation à la recherche 1 et Initiation à la recherche 2. Pour offrir un meilleur encadrement à nos étudiants, Barbara Augustin a su percevoir le potentiel de Teams pour travailler en équipe. Nous avons décidé de maximiser l’utilisation de cet outil numérique pour centraliser les communications et favoriser la collaboration entre les étudiants et les enseignants.

Un projet de recherche scientifique étudiant

Chaque année, les étudiants finissants de notre programme doivent réaliser un projet de recherche en biologie qui comporte:

• une revue de la littérature
• une collecte de données
• une analyse des données
• la rédaction d’un rapport
• une présentation orale des résultats.

Chaque équipe de 4 étudiants est encadrée par un enseignant qui s’assure du bon fonctionnement de l’équipe et qui apporte son aide pour trouver les ressources nécessaires pour la recherche.

Au fil des ans, de nombreux projets de recherche de nos étudiants ont su se démarquer dans le cadre des Prix étudiants de l’Association pour la recherche au collégial (ARC).

Puisqu’il s’agit de cours intégrateurs, les étudiants font preuve d’une grande autonomie dans l’élaboration et la réalisation de leur projet de recherche. Avec la transposition des cours à distance, nous avons réalisé qu’il y avait une multiplication des canaux de communication utilisés par les différents intervenants dans les projets étudiants.

Centraliser les communications

Avant d’adopter Teams, nous avons analysé l’utilisation que nous faisions de différents outils numériques dans le cadre de ce projet. Il est apparu que la liste était plutôt ambitieuse:

• Moodle était utilisé comme plateforme pour déposer divers fichiers et les devoirs
• Pour communiquer avec les étudiants, les enseignants utilisaient les MIO.
• Les techniciens de laboratoire, quant à eux, utilisaient les traditionnels courriels pour échanger avec les enseignants et les étudiants.
• Des rencontres avaient lieu en présentiel, puis par Zoom dès le printemps 2020.
• Différents fichiers collaboratifs (comme des listes de matériels et des échéanciers) étaient partagés dans Google Drive
• Les étudiants échangeaient entre eux sur les réseaux sociaux comme Facebook.
• Différentes notes et renseignements étaient également partagés par les techniciens sur le réseau du cégep.

Nous avons réalisé qu’il fallait structurer et centraliser les canaux de communications pour faciliter les échanges et minimiser les manipulations techniques.

Teams: un choix qui s’est imposé

Nous avons configuré différents canaux Teams pour simplifier les communications entre tous les acteurs des projets. Chaque équipe possédait son propre canal privé Teams qui était partagé avec les 2 enseignants et le technicien qui encadraient leur projet. Nous avons encouragé les étudiants à déposer leurs documents de travail dans leur canal Teams, car cela nous permettait ainsi de suivre l’avancement du projet de recherche des étudiants.

Capture d’écran des canaux privés Teams créés pour faciliter le travail en équipe. Il est à noter que nous sommes dans un processus de révision de programme et que les noms des cours apparaissant sur l’image (Initiation au projet et Réalisation de projet) ont été changés pour Initiation à la recherche 1 et 2.

De plus, Teams permet de multiplier les façons de communiquer avec nos étudiants, qu’il s’agisse du clavardage ou des rencontres en visioconférence. Le fait que ces rencontres peuvent être enregistrées est un bel avantage par rapport aux rencontres en présentiel. Les étudiants peuvent les visionner de nouveau s’ils ont oublié certains éléments.

Vue générale d’un canal Teams

Nous avons également créé un canal privé pour les enseignants et les techniciens. Cela nous a permis de mieux nous coordonner.

Teams et les étudiants

Nous avons modifié notre manière de communiquer avec les étudiants au cours de la session d’automne 2020, ce qui a créé certaines craintes et réticences. Pour faciliter l’adoption de Teams, nous avons préparé une formation pour les étudiants. De plus, ceux-ci ont réalisé très vite que s’ils souhaitaient obtenir une réponse à leurs questions rapidement, le canal de Teams était à privilégier. En les incitant ainsi à communiquer avec nous par Teams, cela a réduit considérablement le nombre de MIO que nous recevions.

Plusieurs équipes ont adopté Teams très rapidement. Les étudiants organisaient des visioconférences entre eux et certains nous ont même mentionné être contents de distinguer leurs projets scolaires de leur Facebook privé. Toutefois, ce ne sont pas tous les étudiants qui ont adopté Teams d’emblée, quelques-uns l’ont utilisé de manière plus modeste.

Pour la session d’hiver 2021, notre but est d’implanter Teams plus fermement. Certes, maîtriser les subtilités de Teams prend un peu de temps, mais c’est un outil très utilisé dans le milieu scolaire et sur le marché du travail. Nos étudiants ne seront que plus prêts pour leurs nouveaux défis professionnels.

Des capsules vidéos pour clore le projet

Lors des sessions habituelles, les étudiants présentaient leur projet de recherche dans le cadre de communications orales. Dans le contexte actuel, nous avons demandé aux étudiants de créer des capsules vidéos, puis nous avons organisé des séances synchrones où nous avons posé des questions aux différentes équipes. À notre grand étonnement, la participation des étudiants a été très grande pour les projets de leurs pairs. Ceux-ci n’avaient plus le stress de la présentation orale et ont pris le temps de consulter les capsules vidéos de leurs camarades. Nous n’avons presque pas eu à animer les périodes de questions, car ils ont su en poser d’excellentes. Ce mode de fonctionnement a très bien complémenté leur projet de recherche.

Le potentiel pédagogique de Teams à explorer

La transposition de nos cours à distance nous a obligés à repenser nos canaux de communication, ce qui nous a fait prendre conscience qu’il était important de centraliser nos communications pour que celles-ci soient plus efficientes. Les nombreux acteurs impliqués dans les cours Initiation à la recherche ont montré le potentiel pédagogique de Teams aux autres enseignants du programme. Notre familiarisation avec cet environnement numérique d’apprentissage nous permet sans cesse d’améliorer notre enseignement.