• Dans le cadre du cours Coordination d’un événement touristique, la compétence 011J – Coordonner un événement touristique est certifiée.
• La tâche finale du cours, coordonner un événement, permet aux élèves de démontrer leur compétence à:
  • effectuer toutes les étapes de réalisation d’un événement
  • exploiter différents types de ressources
  • assumer diverses fonctions de gestion.
• Cette tâche est authentique, car le rôle de coordonnateur ou de coordonnatrice d’événements est une des fonctions clés que les élèves exerceront dans leur vie professionnelle. Dans le monde professionnel, le secteur des événements du milieu touristique (centres de congrès, organisateurs de bourses touristiques, salons, foires, compétitions sportives et festivals, etc.) est appelé à organiser et coordonner des événements

• Les élèves doivent prendre en charge la tenue d’un événement réel de A à Z en équipe de 3 ou 4. Ils et elles peuvent coordonner un événement pour un organisme ou tout simplement en créer un de toutes pièces.
• Il est attendu des élèves qu’il planifie, organise, dirige et évalue leur événement.
• Les élèves occuperont différents rôles tout au long du projet:
  • coordination
  • administration et financement
  • programmation et logistique
  • communication
• L’audience du projet est réelle et dépendra du type d’événements créés par les élèves.

• Prendre en charge la tenue d’un événement réel de A à Z.
• Définir le format de l’événement, la thématique, son public cible, son lieu, le moment de sa tenue et sa durée.
• Établir la programmation et rechercher les prestataires.
• Évaluer les besoins liés à la logistique.
• Estimer le budget et déterminer les sources de revenus.
• Solliciter des partenaires.
• Négocier les contrats et les ententes.
• Définir la stratégie de communication et coordonner les opérations.
• Assumer à 2 reprises tous les rôles au sein d’une équipe (coordination, administration et financement, programmation et logistique, communication).
• Lors du rôle de coordination de l’équipe, diriger, superviser et évaluer le travail de vos pairs. Contrôler la préparation ainsi que le déroulement de l’événement en s’assurant du respect des lois et règlements. Finalement, évaluer les résultats de l’événement et faire le compte-rendu, le bilan et les rapports d’usage.

Le dossier de coordination est un document rassemblant les données pour témoigner de votre capacité à gérer une équipe et à exprimer votre jugement.
En tant que coordonnateur, vous dirigez votre équipe durant une semaine (2 plages horaires).

Une période se déroule en présence. Vous fixez les objectifs et assignez les tâches de la semaine à vos collègues en laissant une trace via Teams. Vous vous assurez d’une ambiance de travail fonctionnelle. Vous contrôlez la qualité et l’avancement des démarches. Vous faites approuver les documents par l’enseignante lorsque vous jugez ceux-ci conformes.

Lors de la 2e période, vous dirigez une rencontre d’équipe, en présence de l’enseignante, appuyée par un ordre du jour (à diffuser sur l’écran et à déposer sur Teams). Après la réunion, vous consignez les informations pertinentes dans un procès-verbal (à déposer sur Teams et à joindre à ce travail). Cette rencontre sert à partager l’avancement des dossiers, prendre des décisions sur les orientations à prendre et faciliter la transition de coordination. À la suite de la réunion, vous rencontrez les membres de votre équipe pour leur donner une rétroaction sur leur performance de la semaine (pour ce faire, utilisez les grilles d’évaluation prévues à cet effet). Le reste de la période est dédié à l’avancement des dossiers.

Il est important que les membres de l’équipe travaillent de façon synchrone en respectant les plages horaires du cours. Advenant le cas, c’est le coordonnateur ou la coordonnatrice qui autorise les dérogations d’horaire. Il se porte garant du travail effectué sous ses heures de supervision. Il justifie ses décisions et en assume les conséquences sur l’avancement réel. Ce cours est construit pour une évaluation continue, lorsque vous travaillez ailleurs que dans les salles de classe prévues pour le cours, c’est à vous que revient la tâche de laisser des traces de l’avancement des dossiers sur Teams en temps réel.

Contenu du dossier de coordonnateur :

1. Priorités de la semaine et justification
2. Évaluation des membres de l’équipe, commentaires et rétroaction
3. Présentation des avancements de la semaine (procès-verbal)
4. Autoévaluation, objectifs d’amélioration et pistes de solution

• Apport à la dynamique et au fonctionnement de l’équipe
  • Leadership
  • Respect
• Réalisation des tâches de coordonnateur
  • Responsabilité
  • Sens de l’organisation
  • Jugement critique
• Examen et prise en charge de son fonctionnement et de sa performance
  • Jugement critique
  • Responsabilité
• Qualité de rédaction et respect des normes

Différentes grilles d’évaluation formatives seront utilisées pour faire de l’autoévaluation et de l’évaluation par les pairs et seront déposées sur Teams.
Un 1er diagnostic est fait dans les 2 premières semaines de cours par le biais de quiz et d’exercices formatifs en ligne. À partir de ce portrait de la situation, les élèves devront s’assurer de maîtriser les aspects de base pour prendre en charge les tâches qui leur sont confiées. En cours de session, le coordonnateur ou la coordonnatrice de la semaine leur fait part de ses attentes et les conseille dans leur rôle de la semaine lors des rencontres en visioconférence ou en présence. Les élèves doivent tenir compte de ces rétroactions pour s’améliorer, car ils et elles sont aussi évalués sommativement sur leur apport à l’équipe. Les rencontres en présence de l’enseignante sont aussi des moments où ils et elles reçoivent une rétroaction d’équipe sur l’avancement de l’événement.

Une grille à échelle descriptive déposée sur Teams sera utilisée pour l’évaluation de la tâche finale.

La tâche est effectuée en équipe, mais l’évaluation est individuelle.
Les règles de la Politique d’évaluation des apprentissages du cégep ainsi que les règles départementales du département Techniques de tourisme s’appliquent pour le plagiat et la tricherie, l’évaluation de l’expression et de la communication en français, la remise en retard d’une réalisation servant à l’évaluation sommative et le réexamen d’un résultat attribué à une tâche.

Puisque le contexte du cours requiert des réalisations collectives, c’est par l’observation du processus de travail, des entretiens et des présentations individuelles qu’ils pourront démontrer leur maîtrise des aspects évalués. L’évaluation se fait de façon continue au cours de la session et en fonction de tous les rôles joués.

• S’impliquer dans la gestion d’un événement réel, et ce, en effectuant une rotation des rôles pour démontrer qu’ils sont capables de contribuer à chacun des départements (polyvalence et rigueur).
• Gérer l’équipe à 2 reprises (leadership et autonomie).
• Porter un regard critique sur leur performance, celle de vos collègues et sur l’événement lui-même (engagement dans son développement et esprit d’analyse). Les évaluations sommatives comprennent des observations en continu et des remises de documents justificatifs (comme nous pouvons l’observer dans le tableau ci-dessous).